Ammattilainen työssään: Julkinen hankinta ja kilpailutus kerralla maaliin

Hankinta- ja kilpailutusyksikössä työskentelevät hankinta-asiantuntija Tero Niemistö (vas.), opiskelijaharjoittelija Salla Pitkämäki, hankintapäällikkö Aapo Korte, hankintasihteeri Miia Turunen ja hankinta-asiantuntija Juhani Törni. Lisäksi tiimiin kuuluvat hankinta-asiantuntijat Tiia Luomanen, Sikke Ruohosalo ja Tiina Brusin-Liittola. Hankintajohtajana toimii Markku Syvänen.

 

KuntaPron yhteishankintapalvelut helpottavat kuntien julkisia hankintoja huomattavasti. Aikaa ja rahaa säästyy, kun kaikkea ei tarvitse itse kilpailuttaa. Kilpailutuksissa puolestaan KuntaPron ammattilaisten konsultointipalvelu pelastaa monelta harmilta ja jälkipyykiltä.

Kilpailutukset ovat tulleet vuosi vuodelta vaativimmiksi. Tarjouksen jättäneet osallistujat ovat entistä tietoisempia siitä, miten kilpailutus tulee hoitaa. Valitusten määräkin on nousussa. KuntaPron toteuttamista kilpailutuksista on vuosien aikana tehty vain kymmenisen valitusta, ja niistä vain muutamalle on langetettu jonkinlaisia seuraamuksia.

Kilpailutuspalvelun sisältö ja työnjako sovitaan tapauskohtaisesti asiakkaan kanssa.

– Tärkeintä on, että asiakas tietää, mitä haluaa – sitä parempi on lopputulos. Me avustamme tarvittaessa kaikissa prosessin vaiheissa, mutta substanssiosaaminen on oltava asiakkaalla. Emme voi tietää kriteerejä eri tuotteisiin ja palveluihin, mutta tunnemme kilpailutukset ja niihin liittyvät kiemurat, sanoo hankintapäällikkö Aapo Korte KuntaPron hankinta- ja kilpailutusyksiköstä.

 

Vuoropuhelulla tulokseen

Ennen tarjouspyynnön julkaisua tapahtuva työ on tuloksen kannalta kaikista olennaisin asia. Avoin vuoropuhelu kunnan ja tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön julkistamista auttaa kaikkia.
– Tärkein vaihe on se, kun mietitään mitä asiakas tarvitsee ja mitä toimittajat pystyvät tarjoamaan. Tarjouspyynnön tulee olla realistinen sekä laatukriteereiltään että aikataulultaan, jotta kilpailutus onnistuu ja tarjouksia saadaan, Korte muistuttaa.

Kilpailutuksen jälkeen kunnat vastaavat siitä, että sopimus pitää. Jälkiseurantaan tulisi panostaa.
– Jos esimerkiksi sopimusta muutetaan toimittajan kanssa liikaa, se muuttuu helposti laittomaksi suorahankinnaksi. Pitää myös tarkistaa, että laskutetaan vain siitä, mistä on sovittu, Korte painottaa.

Kilpailutusasiat nostattavat tavaroiden ja palveluiden toimittajissa toisinaan tunteita pintaan. Tarjousten tekemiseen kuluu aikaa ja tarjouspyynnöt koetaan monimutkaisiksi. Opittu kuitenkin on vuosien aikana puolin ja toisin.
– Kyllä roolimme on välillä olla vähän kuin verovirasto, välttämätön paha. Mutta tehtävämme on hankkia veroeurolle mahdollisimman hyvin vastinetta. Tarkoitus ei ole kilpailuttaa toimittajia hengiltä, mutta porsaanreiät on tukittava, Korte muistuttaa.

Pahimmillaan huonosti laaditut kilpailutuskriteerit voivat johtaa siihen, että kunnan on valittava vuosiksi kallis toimittaja, jonka laatukaan ei ole kohdillaan.

 

Yhteishankinta tuo monenlaista etua

KuntaPron hoitamiin yhteishankintoihin saa osallistua vain, jos on KuntaPron osakas. KuntaPro ilmoittaa yhteishankinnoista asiakkailleen ja mukaan voi ilmoittautua esimerkiksi netin lomakkeen kautta.
– Ensin katsotaan tarve ja ketkä ovat mukana, sitten kilpailutamme hankinnan kohteen ja sen jälkeen tehdään sopimus. Hankintaan osallistuneiden tulee sitoutua käyttämään valittua toimittajaa sopimuksen puitteissa. Sopimus tehdään KuntaPron kanssa ja me kannamme kilpailutusprosessista vastuun. Osakkaalle tämä palvelu ei maksa mitään, Korte kertoo.

Yhteishankinta vapauttaa asiakkaan resursseja ja työntekijöiden aikaa ydintekemiseen. Volyymit puolestaan takaavat mahdollisimman hyvän hinta/laatusuhteen.
– Usein asiakkaat haluavat hoitaa kilpailutukset itse, vaikka tarjolla on valmis toimintamalli. Yhteishankintasopimuksiimme liittyminen on helppoa kun taas oma kilpailuttaminen vie aikaa ja resursseja. Asiakas voi suunnata omia resurssejaan esimerkiksi muihin omiin kilpailutuksiin, hankintojen seurantaan ja analysointiin, sanoo hankintajohtaja Markku Syvänen.

KuntaPron asiantuntijat käyvät neuvomassa kuntien päättäjiä ja työntekijöitä hankintoihin ja kilpailutuksiin liittyvissä asioissa. Ensi vuonna hankintalakiin on luvassa muutoksia.
– Väärää tietoa liikkuu kentällä paljon. Esimerkiksi hankintalain tulkinnoista on vaikea tietää, jos ei ole todella perehtynyt asioihin, Syvänen sanoo.

 

Hankinta- ja kilpailutuspalvelun etuja:

  • Rahan säästö: volyymilla edullisemmat hinnat, suurempi kiinnostavuus
  • Työajan säästö: mahdollisuus keskittää henkilöstön aikaa tuottavampiin tehtäviin
  • Resurssien säästö: ei tarvitse investoida uusiin resursseihin
  • Riskien hallinta kilpailutuksissa: mahdolliset markkinaoikeuskulut ym.
  • Asiantuntemus: vastaamme sopimusaikaisesta sopimushallinnasta, reklamaatiotilanteet