Projektitoiminta on kuorman hallintaa

Seppo Salonen, Anne Suntiainen-Nurmi ja Juha Särkinen hallitsevat projektitoiminnan monipuolisen ja pitkän kokemuksen myötä. Kuvasta puuttuu Sirpa Kärkkäinen.

Ammattimaisesti johdettu projekti auttaa tasaamaan henkilöstön työkuormaa ja on ennen kaikkea asiakkaan etu. Projektijohtaja Juha Särkisen tiimin tehtävänä on luotsata asiakas KuntaPron järjestelmien käyttäjäksi.

KuntaProssa halutaan panostaa projektitoimintaan entisestään, vaikka projekteja on pyöritetty ammattimaisesti aiemminkin. KuntaPron projektitoimiston esimieheksi on rekrytoitu kokenut hallinnollisen projektityön ammattilainen Juha Särkinen. Särkinen palkattiin kehittämään nykyistä projektimallia. Hänellä on kymmenen vuoden kokemus projektitoiminnasta, ja viime vuosina hän on toiminut projektin omistajan roolissa it-toimittajalla. Tiimissä työskentelevät projektipäällikköinä Seppo Salonen, Anne Suntiainen-Nurmi ja Sirpa Kärkkäinen

– Projektipäällikön kannattaa hypätä mahdollisimman aikaisin mukaan projektiin. Häntä tarvitaan oikeastaan jo ennen projektia määrittelemään tilannetta. Onko kyseessä yksittäinen tehtävä ja missä menee rajapinta projektiin. Kun projektin kriteerit täyttyvät, herätellään projektiorganisaatio, arvioidaan vaativuusluokka ja tehdään tehtävä niin sanotusti näkyväksi, Särkinen sanoo.

Näkyväksi tekeminen auttaa ennakoimaan työntekijöiden työkuormaa, mikä koituu myös asiakkaan eduksi.
– Joskus esimiesten ja asiantuntijoiden on vaikea hahmottaa ajankäyttöään ja resurssitarpeita kokonaisuudessaan. Onko kyseessä osa perustehtävää vai onko jokin tehtävä kasvanut erilliseksi projektiksi, jolle pitää varata erikseen resursseja. Jos projektiluonteisuutta ei ymmärretä, oman ajankäytön suunnittelu on hankalaa. Yrityksen projektikulttuuri vaikuttaa toimintatapoihin, Särkinen sanoo.
– Periaatteeni on, että ihmisten pitää pystyä pitämään kiinni työajoistaan. Jos perusduunin päälle tulee liikaa tehtäviä, työstä tulee helposti hallitsematon möykky ja pitkiä päiviä. Hyvä projektinhallinta on osa työhyvinvointia, Särkinen korostaa.

Tehtävä muuttuisi projektiksi esimerkiksi silloin, kun johonkin työhön pitää varata useamman ihmisen työpanosta moneksi päiväksi. Lisäksi projektin erottaa perustehtävistä se, että projektilla on aina jokin ainutkertainen tavoite. Tällöin tehtävä tulee nostaa ylös perustehtävistä ja suunnitella sille aikataulu ja toteutus. Projektit kestävät yleensä muutamasta viikosta kuukausiin.

 

Oikeita kysymyksiä

Projektinhallinta on asioiden koordinointia, suunnittelua, johtamista ja seurantaa. Projektipäälliköiden lisäksi mukana olevien asiantuntijoiden rooli on tärkeä.
– Pitää osata kysyä oikeita kysymyksiä, tuoda esiin riskejä ja samalla minimoida niitä. Jokainen projekti on omanlaisensa ja siihen kuuluu myös ihmisten johtamisen psykologinen aspekti. Asioita on tuhottoman paljon, asiakkaat ovat erilaisia ja projektipäällikön pitää hallita kokonaisuus, Särkinen sanoo.

KuntaPron projektitoimiston henkilöstö on monessa liemessä marinoitu. Tiimillä on laaja ja pitkä kokemus sekä vahva näkemys projektitoiminnasta eri yrityksissä ja erilaisten asiakkaiden kanssa.
– Meillä on tosi hyvä tiimihenki ja ryhmä toimii hienosti. Työ on itsenäistä ja asiantuntijaluonteista, mutta tarpeen tullen sparraamaan toisiamme. Aina voi kysyä neuvoa toiselta, Särkinen sanoo.

Projekteilla on vain yksi yhteinen tekijä; jokainen projekti on uniikki, eikä suoraa mallia niiden tekemiseen ole. Särkisen tehtävänä on kuitenkin luoda KuntaPron projekteille selkeä toimintamalli.
– Projektien tulee olla samalla tavalla johdettuja, vaikka ne ovatkin erilaisia luonteeltaan, hän sanoo.

Projekti tarkoittaa yleensä aina myös muutosta ja muutoksessa on aina omat haasteensa.
– Käyttöönotot ovat asiakkaille todella isoja juttuja. Projektipäällikön pitää ottaa huomioon asiakkaiden toiveet ja hallita kokonaistilanne. Päivittäistä työtä emme voi olla asiakkaille tekemässä, mutta voimme tukea ja kouluttaa. Asiakkaalla olisi hyvä olla yksi yhteyshenkilö, jonka kautta asiat kulkevat ja lisäksi selkeästi projektin omistaja. Monesti unohtuu, että projektin omistaja tuo suunnan, arvioi projektin hyödyt ja hänen tulisikin siksi olla aktiivisena toimijana projektissa, Särkinen sanoo.