Asiakkaat samalla viivalla

– Viimeiset 13 asiakastakin siirtyivät kokonaan uuteen taloushallinnon järjestelmään vuodenvaihteessa. Uusi toimintaympäristö mahdollistaa organisaatioille oman toiminnan tehostamisen ja sitä kautta kustannussäästöjä, sanoo palvelujohtaja Leila Aalto.

KuntaPron kaikki talouspalveluiden asiakkaat ovat nyt samassa toimintaympäristössä Kuntaxissa, mikä mahdollistaa palveluiden toiminnanohjauksen tuomat kustannussäästöt ja valmistautumisen sote-uudistuksen tuomiin muutoksiin.

– Teimme järkevän strategisen valinnan. Kaikkien kolmen toimipisteemme asiakkaat vietiin yhteiseen toimintaympäristöön ja taloudenohjausjärjestelmään. Samalla aineistot harmonisoitiin niin että ne ovat kaikki samankaltaista dataa. Työ on tehty vaiheittain kahden vuoden aikana ja suurimmatkin asiakkaat siirtyivät uuteen järjestelmään vuodenvaihteessa 2015–2016. Rykäisy meni hyvin, eikä isoja kompastuskiviä ole tähän mennessä tullut, kertoo KuntaPron talouspalveluiden palvelujohtaja Leila Aalto.

KuntaPro on asiassa edelläkävijä Suomessa. Sen kaikki taloushallinnon asiakkaat ovat nyt yhdessä yhteisessä toimintaympäristössä ja järjestelmäkokonaisuudessa.

– Kaikkien asiakkaiden koodistologiikka on yhteneväinen, joka on ehdoton vaatimus myös toiminnanohjausjärjestelmien helppoon integrointiin taloudenohjauksen kanssa ja monipuolisen raportoinnin toteuttamiseen. Master-data-ratkaisu muun muassa tilikartan ja toimittajarekisterin ylläpidossa poistaa moninkertaisen päällekkäisen työn, suoraviivaistaa prosesseja ja minimoi virheet, Aalto tarkentaa.

Ainoastaan ostolaskujen kierrätyksessä on vielä olemassa kaksi erillistä järjestelmää, mutta vuoden 2017 aikana nekin yhtenäistetään yhteen ostamisjärjestelmään.

– Siirtyminen uuteen taloudenohjausjärjestelmään ja toimintaympäristöön on ollut hyvä taitekohta asiakkaille tarkastella laskentatunnisteita, kirjaustasoja, raportointitarpeita ja koko organisaation palvelujärjestelmiä. Järjestelmävaihdossa tiedonsiirrot ovat iso haaste, ja taloushallinto elää liittymäaineistosta. Muutos on ollut iso työ asiakkaille ja KuntaPron työntekijöille, mutta nyt malli on yhteinen myös toiminnanohjauksen kannalta, kun käytetään niin sanotusti samaa moottoria, Aalto sanoo.

 

Säästöpotentiaalia omasta toiminnasta

Uusi taloushallinnon järjestelmä synkronoituu palveluiden toiminnanohjausjärjestelmä Kuntax ERPiin, joka käyttää taloudenohjauksen kanssa samaa tietokantaa hyödyntäen esimerkiksi samoja tilikarttoja ja kustannuspaikkoja.

– Asiakkaat pääsevät nyt hyödyntämään kokonaan uusia mahdollisuuksia, kun taloushallinnon rinnalle saadaan myös työnjohdolliset elementit ja raportoinnit. Mittavat kustannussäästöt syntyvät asiakasorganisaatioiden oman työn tehostamisesta, jonka toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa, Aalto korostaa.

Toimintaympäristö nykyaikaisena pilvipalveluna mahdollistaa asiakkaille myös toimimisen oman verkon ulkopuolelta.
– Asiakkaat eivät ole enää toimipisteriippuvaisia ja ostolaskut voi hyväksyä vaikka työmatkalta, Aalto lisää.

KuntaPron kannalta harmonisointi tarkoittaa sitä, että asiakkaita pystytään palvelemaan entistä paremmin.
– Pystymme esimerkiksi auttamaan asiakasta nopeammin äkillisissä tilanteissa. Aiemmin henkilöstömme on toiminut seudullisesti, mutta nyt resursseja on helpompi jakaa joustavasti ja nopeasti sinne mihin niitä eniten tarvitaan. Pystymme tehostamaan omia prosessejamme ja myös sijaistaminen onnistuu mistä tahansa. Jos työn luonne sallii, etätyömahdollisuudetkin ovat entistä paremmat, Aalto luettelee.

 

Uusi tilitoimistomalli

Kuntax-ERP järeänä ja pitkälle automatisoituna työkaluna sopii parhaiten isojen ja keskisuurten asiakkaiden käyttöön.

– Haluamme palvella kustannustehokkaasti ja joustavasti myös kuntakonserneihin kuuluvia pienempiä yhtiöitä ja säätiöitä. Olemme luoneet tähän toimintamalliksi Tilitoimistopalvelut, joka tuottaa palvelut Visman Netvisor -järjestelmällä. Järjestelmä on helppo ottaa käyttöön eikä vaadi mittavaa käyttöönottoprojektia. Se vapauttaa asiakkaat monista erillisistä järjestelmistä ja tuo lisää tehokkuutta ja systemaattisuutta taloushallinnon hoitoon. Viime vuonna järjestelmää koekäytti 20 KuntaPron asiakasta ja nyt asiakkaita on yli 30.

– Yksi kustannustehokas järjestelmä sisältää koko taloushallinnon, kuten ostolaskut, kirjanpidon, myynnin, raportoinnin ja budjetoinnin. Sillä pystytään hoitamaan myös luottamustoimipalkkioiden maksatus. Järjestelmä toimii pilvessä ja kirjaukset ovat raportoitavissa reaaliaikaisesti. Teemme myös tilitoimistopalveluiden osalta jatkuvaa kehitystyötä yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa huomioiden asiakkaidemme tarpeet, Aalto kertoo.