Haastattelussa Raija Hätinen: Työhyvinvointi on tehokkuuden tärkein edellytys

– Minulla ei ole ollut tylsää ikinä, joten ehkä keksin tekemistä eläkepäivilläkin. Aika menee ison perheen kanssa ja nyt minulla on myös vihdoin aikaa keskittyä itseeni, Raija Hätinen sanoo.

 

Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöjohtaja Raija Hätinen joukkoineen on tehnyt pitkään kehitystyötä KuntaPron kanssa. Eläkkeelle kesäkuun lopussa siirtyvä Hätinen on saanut paljon aikaan, mutta yksi haave on vielä henkilöstöhallinnon kehittämisessä toteutumatta.

Raija Hätinen on nähnyt henkilöstöhallinnon kehittymisen vuosikymmenien perspektiivillä. Hypätään vuoteen 2003, joka oli Hämeenlinnan nykytilanteen suhteen merkityksellinen vuosi. Tuolloin tehtiin strateginen päätös ulkoistaa kaupungin talous- ja palkkahallinto Seutukeskus Oy Hämeelle, josta sittemmin kehittyi KuntaPro Oy.

– Siirtoa valmisteltiin hyvin kaksi vuotta. Näissä asioissa ei ole varaa epäonnistua, vaan asioiden on toimittava. Olihan se jännittävää, kun kaikki muuttui yhdessä yössä, Hätinen muistelee.

Arjen tukipalveluista luopuminen antoi kaupungille aidon mahdollisuuden kehittää henkilöstöhallintoaan kukonaskelin.

– Kuntien on yleensä vaikea luopua palkkahallinnon perinteisistä toimintatavoista. Minulla ei ole tullut ikävä niitä aikoja. Voimme keskittyä strategiseen johtamiseen ja kehittämiseen sen sijaan, että ylläpidämme järjestelmiä ja päivittäistason toimintoja, Hätinen sanoo.

 

Toinen steppi – sähköinen maailma

Toinen samaan aikaan tehty tärkeä strateginen valinta oli siirtyminen ensimmäisten joukossa täysin sähköiseen operointiin palkkahallinnossa.

– Siitä lähtien sähköisiä toimintoja on kehitetty edelleen. Välikädet ovat vähentyneet, toimintoja on automatisoitu ja lomakkeet kulkevat sähköisesti. Tänä päivänä oikeastaan ainoa paperisena siirtyvä dokumentti on lääkärintodistus. Prosessit kulkevat tuloksellisesti ja laadukkaasti järjestelmissä, Hätinen sanoo.

Vuoden 2009 kuntaliitos oli valtava koetinkivi henkilöstöhallinnolle. Silloin todella testattiin järjestelmien toimivuus. Ja silloin päästiin lopulta käsiksi virtaviivaisiin prosesseihin.

– Yhdeksän työnantajaa, joista kuusi oli kuntaa, liitettiin yhteen. Samassa yhteydessä uudistettiin kaupungin koko organisaatio ja järjestelmät. Siirryttiin palkkahallinnossa Populukseen, joka toi mukanaan käyttäjäystävällisyyttä. Se toimii tänä päivänä kuin traktori, eikä perusjärjestelmässä ole enää paljon kehittävää, Hätinen kertoo.

Toimintojen ulkoistaminen on siis antanut Hämeenlinnan henkilöstöjohtamiselle mahdollisuuden siirtyä ensimmäisten joukossa perusasioiden hoitamisesta strategiseen johtamiseen. Uudet työkalut ovat olleet olennainen osa uudistusta.

– Olemme päässeet kehittämään KuntaPron kanssa johtamisen kannalta tärkeitä työvälineitä. Henkilöstöjohtaminen on nuori laji, vasta 2010-luvulla on siirrytty laajamittaisemmin strategiseen johtamiseen. Siihen pääsemisen edellytys on irtautua arjen kysymyksistä, Hätinen sanoo.

 

Positiivinen kierre ruokkii tehokkuutta

Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöhallinto on tehnyt niin kovaa tulosta, että toimintaa benchmarkataan muista kaupungeista asti. Esimerkiksi poistamalla lääkärintodistuspakon alle kahdeksan päivän poissaoloista, sairastumiset saatiin vähenemään heti 11 prosenttia. Poissaoloista tehdään selvitys joko puhelimitse tai kasvokkain omalle esimiehelle. Tällaiset toimet kasvattavat luottamuspääomaa esimiesten ja henkilöstön välillä, mikä taas puolestaan lisää työntekijöiden hyvinvointia ja tehokkuutta.

Kaupungin henkilöstöhallinto ja KuntaPro ovat kehittäneet raportointiin työkaluja, joilla voidaan toteuttaa tiedolla johtamista. KuntaPron tiedolla johtamisen järjestelmän eli Kuntarin avulla eri järjestelmistä saadaan yhdisteltyä tietoa, jolla muun muassa henkilöstöresursseja, määräaikaisuuksia ja muuta tärkeää dataa voidaan seurata helposti ja ajantasaisesti. Työhyvinvoinnin ja -tyytyväisyyden seuraaminen on Hämeenlinnassa isossa osassa.

– Vasta nyt on alettu arvostaa työnimua ja aineetonta yhteisöllistä pääomaa. Työyhteisön sosiaalinen pääoma on merkityksellinen asia, joka korreloi suoraan terveyden kanssa. Kun on kiva tulla töihin, on kivat työkaverit, niin silloin myös saadaan paljon aikaan, Hätinen sanoo.

Kuntarissa on esimerkiksi hälytystoimintoja, joiden avulla esimiehet voivat seurata työntekijöiden poissaolojen poikkeavuuksia. Tiedon avulla voidaan nopeasti reagoida työyhteisön muutoksiin työilmapiirin tai vaikkapa esimiestyöskentelyn osalta.

Hämeenlinnalla on luultavasti Suomen ensimmäinen työkyvyttömyyskustannusten laskentamalli, jonka avulla jokainen esimies saa oman kustannusarvion henkilöstöstään. Myös työterveyshuolto käyttää tietoja apunaan.

– Kun asioihin puututaan heti, ne voidaan selvittää helpommin, Hätinen korostaa.

 

Järjestelmillä lisätään työturvallisuutta

Hämeenlinnalla on käytössään KuntaPron WPro-työturvallisuusjärjestelmä, jonka avulla voidaan esimerkiksi raportoida ja seurata läheltä piti -tilanteita. Ilmoituksen tekeminen ja sen aiheuttamien toimenpiteiden seuranta, tilastointi ja raportointi siirtyivät järjestelmän myötä sähköiseen ympäristöön. Työtapaturmailmoitukset kulkevat automaattisesti vakuutusyhtiöön. Moni on kysynyt Hätiseltä, miten kaupunki on saanut muut toimijat mukaan järjestelmiensä käyttöön.

– Järjestelmät todella pakottavat ison määrän toimijoita tekemään yhdessä. Emme enää huoli sellaista järjestelmää, joka ei toimi näin. Emmekä paljon kysele, vaan teemme, Hätinen nauraa.

Mutta mikä olikaan se työ, joka Hätiseltä jäi kesken eläkepäivien koittaessa?

– Järjestelmällä, jolla voidaan mitata työhyvinvoinnin tuottavuutta euroissa, voitaisiin muuttaa työelämän laatua. Esimiestoiminta, prosessit ja toimintakulttuuri jalostuvat liiketoiminnaksi ilmaiseksi – siinä on se pihvi. Keskittymällä oikeisiin asioihin voidaan työntekijöiden tuottavuutta kasvattaa jopa 20 prosenttia. Eikö se ole valtava mahdollisuus?