Hyvin määritelty on enemmän kuin puoliksi tehty

WinNova ja KuntaPro ovat tehneet yhteistyötä pitkään palkanmaksujen osalta. – Tiesimme, että Kuntax Henkilöstön taustalla on toimiva Mepcon tuote. Tarvittavat KuntaPron tekemät, julkiselle sektorille tarvittavat muutokset olivat kuitenkin isompia kuin kuvittelimme, Elisa Vahteristo kertoo.

 

kuitenkin isompia kuin kuvittelimme, Elisa Vahteristo kertoo.

Kaikki palkkahallinnon tiedot sähköisenä, samassa paikassa ja sujuvin prosessein! Länsirannikon Koulutus Oy WinNovalla oli selkeät tavoitteet sen siirtyessä KuntaPron pilottina Kuntax Henkilöstön käyttäjäksi.

WinNovan palkanmaksujärjestelmän uusiminen oli ollut tapetilla jo pidempään, ja tosissaan uudistusta lähdettiin toteuttamaan vuoden 2015 loppupuolella. Aiemmin dataa tuli eri järjestelmistä, eikä kaikki tieto kulkenut sähköisesti. Tavoitteena oli sujuva sähköinen prosessi, jossa palkkakirjanpidon toteumat tulisivat kaikki samasta paikasta.

– Myös työsuhteen elinkaaressa oli toisinaan mutkia matkassa. Tavoitteena oli päästä eroon turhista työvaiheista. Lisäksi halusimme henkilöstölle ja esimiehille laajemman näkymän tietoihin, kertoo WinNovan henkilöstöpäällikkö Elisa Vahteristo.

Loppuvuodesta 2015 KuntaProssa projektipäällikön saappaisiin hyppäsi Virpi Ruokolampi, joka teki asiakkaan kanssa lopulliset selvitykset ja tilannekuvat työn pohjaksi. WinNova lähti ennakkoluulottomasti mukaan pilotoimaan KuntaPron ja Mepco Oy:n yhdessä toteuttamaa järjestelmää Kuntax Henkilöstöä.

– Yhteistyö on ollut todella hedelmällistä, sillä WinNovan suunnalta on tullut sisältöön paljon kehitysehdotuksia ja ideoita matkan varrella, Ruokolampi kiittelee.
Prosessien läpikäymiseen ja määrittelyihin käytettiin paljon aikaa, jotta lopputuloksesta tulisi paras mahdollinen.
– Tärkeintä on, että määrittelyt ovat kunnossa. Ja on oltava tieto siitä, mitä halutaan. Aina tulee myös yllätyksiä, Vahteristo sanoo.

 

Kahden ajon taktiikalla

Kesän 2016 vaiheilla päästiin jo kokeilemaan testiversiota.
– Tässä vaiheessa tuli vielä uusia asioita, joihin etsittiin korvaavia tapoja toimia, Vahteristo kertoo.
Kuntax Henkilöstö päästettiin irti ja tositoimiin elokuussa. Ensimmäiset palkat maksettiin 15. elokuuta.
– Varmuuden vuoksi tehtiin kaksi palkka-ajoa eli vanhalla ja uudella järjestelmällä. Se oli hyvä toimintatapa, jos uusi järjestelmä ei olisikaan ollut vielä kunnossa. Pääsimme kuitenkin käyttämään uutta järjestelmää heti, Vahteristo kertoo.

Hänen mielestään on tärkeää, että molemmat osapuolet ymmärtävät, mitä käyttöönotto vaatii. Täytyy myös varautua siihen, että kaikki ei mene suunnitelmien mukaan.
– Tarvitaan joustavuutta ja ymmärrystä. Ja sitten vain etsitään ratkaisut mahdollisiin ongelmiin, hän korostaa.
Koulutukset ovat tärkeä osa onnistunutta käyttöönottoa. WinNovassa osa väestä on koulutettu ja lisää koulutuksia on tulossa. Lyhyillä videoilla käydään läpi järjestelmän eri osa-alueita.

 

Valmis paketti muillekin

Vahteristo odottaa tuloksia positiivisella ja odottavalla mielellä. Tulevaisuudessa järjestelmästä aiotaan ottaa irti myös henkilöstön kehittämiseen ja osaamiseen liittyviä asioita.
– Yhteistyö KuntaPron kanssa on toiminut erittäin hyvin. Erityiskiitokset Virpille ja Annika Eloselle, joiden kanssa tätä on tehty koko ajan tiiviissä yhteistyössä. Meillä myös omassa organisaatiossa on tehty erittäin hyvää yhteistyötä talous-, tieto- ja henkilöstöhallinnon välillä, Vahteristo sanoo.

KuntaProlle WinNovan pilottiprojekti oli erittäin tärkeä jatkon kannalta.
– KuntaPron päässä opimme tästä laajemminkin monenlaista, kuten mitkä ovat ne yleisimmät tarpeet tämän tyyppisessä käyttöönotossa. Esimerkiksi hankerahoituksen näkökulma on tärkeä, ja konversio-osaamisemme* vahvistui hankkeen myötä, Ruokolampi sanoo.

Seuraavat Kuntax Henkilöstön käyttöönotot ovat vuorossa vuodenvaihteessa.
– Meillä on täysin valmis paketti. Meillä on hyvä pohja jatkaa eteenpäin ja kehittää sekä nyt tuotannossa olevia että tulevia toiminnallisuuksia, Ruokolampi kertoo.

 

*Konversio tai konvertointi (eng. conversion, to convert) on jonkin sisällön tai tiedon muuttamista toiseen käyttötarkoitukseen tai toiseen tekniseen ympäristöön kelpaavaan muotoon. (Wikipedia)