KuntaProssa leanataan prosessit kuntoon

Lean-työpajoissa löytyi monta prosessia, joita voidaan toteuttaa sujuvammin ja tehokkaammin uudessa hr-ratkaisussa.

 

KuntaPro sujuvoittaa prosessejaan ja lisää asiakastyytyväisyyttä lean-mallin avulla. Leanauksen idea on poistaa turha hukkatyö ja päällekkäisyydet. Leanausta on kokeiltu työpajoissa Hämeenlinnan ja Janakkalan kanssa hyvin tuloksin.

Leanaus tarkoittaa kiteytettynä turhien vaiheiden vähentämistä prosessissa – maalaisjärkeä ja pieniä asioita, joiden avulla prosessia sujuvoitetaan. Leanauksen avulla pyritään parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja tekemisen laatua, pienentämään toiminnan kustannuksia sekä lyhentämään läpimenoaikoja. KuntaProssa kehitystyötä tehdään yhdessä asiakkaiden kanssa.
– Se sopii meille erittäin hyvin, sillä omistaja-asiakkaiden rooli kumppanina on korostunut, sanovat henkilöstöasiantuntija Sirkka Hulkko ja henkilöstöpalveluiden palvelujohtaja Ari Räsänen KuntaProlta.
– Haluamme ottaa tietoisesti irtiottoa perinteiseen malliin, jossa asiakkaalle luodaan järjestelmä ja kerrotaan, miten se toimii. Lean on oikeastaan laatujohtamisen periaatteiden tuomista palvelutuotantoon, Räsänen lisää.

KuntaPro on ottamassa henkilöstöpalveluiden osalta käyttöön markkinoiden uusinta hr-ratkaisua ja siirtymä on hyvä sauma hyödyntää lean-mallia.
– Saamme palvelusta näin enemmän asiakkaamme näköisen. Vaikka tiedämme miten järjestelmä toimii, emme kuitenkaan välttämättä osaa katsoa asioita ja toimintoja asiakkaan näkökulmasta, Hulkko sanoo.

Henkilöstöpalveluiden puolella prosessit kärsivät toisinaan työjonoista, tiedon etsimiseen käytetystä ajasta, päätösten odottamisesta, virheellisistä raporteista, osaamisen alihyödyntämisestä tai päällekkäisyyksistä palvelutuotannossa.
– Henkilöstö- ja palkanlaskennan näkökulmasta kyse on siis siitä, kuinka nopeasti esimerkiksi yksi palkka menee prosessista läpi. Tuloksena on läpimenoaika, jonka nopeuttaminen on tavoitteemme. Näin tuetaan esimiestyötä ja vapautetaan rutiineihin menevää aikaa. Hukkatyö turhauttaa kaikkia, Räsänen selventää.
– Keskeistä on, että asiat menevät kerralla oikein, ettei aikaa mene pallotteluun. Tiedon tulisi olla löydettävissä helposti ja jouhevasti ja olla heti käytettävissä, Hulkko lisää.

 

Työpajat apuna

KuntaPro järjesti Hämeenlinnalle ja Janakkalalle lean-työpajasarjan, jossa asiakkaiden prosesseja käytiin läpi ja saatiin arvokasta tietoa kaikkia asiakkaita ajatellen. Ensimmäisessä työpajassa selvennettiin leanauksen toimintaperiaatteita.
– Toimintatapa ja termitkin olivat minulle vieraita. Siksi oli hyvä, että ideologiaa ensin avattiin, sanoo kotihoidon ohjaaja Mari Lindstén Janakkalan kunnasta.
– Osallistuin avoimella mielellä, vaikka tuntemattomaan tässä hypättiin myös meidän osaltamme. Sen tiesin, että toiminnan ja yhteistyön kehittämisestä on kyse, kertoo palopäällikkö Mika Kivipato Kanta-Hämeen Pelastuslaitokselta.

Toisessa työapajassa määriteltiin nykytila ja käytiin henkilöstöpalveluiden prosessi alusta loppuun läpi esimerkkihenkilön avulla.
– Työsuhteen elinkaari käytiin läpi sen alkamisesta eläkepäätökseen. Pystyimme hyvin peilaamaan omaa tilannettamme esimerkkicaseen, Kivipato ja Lindstén sanovat.

Kolmannessa pajassa määriteltiin tahtotila ja haettiin ratkaisuja esiin tulleisiin haasteisiin. Esiin nousi yhteensä 94 löydöstä, joista viisi nostettiin esiin päätöstyöpajassa.
– Esiin nousi yhteensä 94 löydöstä, joista kaikki käydään KuntaProssa läpi kehityspiirteinä. Viisi merkittävintä asiaa priorisoitiin niin sanotuiksi mega-asioiksi, Hulkko kertoo.
– Palveluaikalaskennan prosessia pystyttäisiin lyhentämään 30 päivästä yhteen päivään, jos kaikki tiedot olisivat heti käytössä ja päästäisiin sähköiseen järjestelmään postin sijaan, Räsänen antaa esimerkin.
– Olemme saaneet aikaan asioita ja tämä on tehokas tapa toimia. Nyt edessä on isoja juttuja, joita lähdetään miettimään molemmin puolin. Tämä avasi kaikkien silmiä, Lindstén ja Kivipato toteavat.
– Oli myös hyvä juttu, että KuntaPro saa näin kasvoja ja opimme ymmärtämään toisiamme entistä paremmin, Lindstén lisää.

Leanauksen onnistuminen vahvistaa ajatusta siitä, että metodia käytetään jatkossa laatujohtamisen työvälineenä KuntaProssa.