Kuntien kustannuspaikat läpinäkyviksi – tiedolla johtaminen tuo Hämeenlinnalle huomattavia säästöjä

Kunnat tarvitsevat kipeästi kustannuspaikkakohtaista tietoa taloudestaan, henkilöstöstään ja toiminnastaan. Hämeenlinnassa virkavastuullisille esimiehille hajautetuista johtamisen käytännöistä ja työvälineistä odotetaan merkittäviä taloudellisia hyötyjä. KuntaPron tuotteistama ratkaisu on kaikkien kuntien hyödynnettävissä.

”Kunnissa on toimivia järjestelmiä talouden raportointiin, mutta henkilöstöä ja operatiivista toimintaa koskevien tietojen saaminen kustannuspaikoilta on vaikeaa. Tilanne on esimiesten ja johtamisen kannalta todella hankala”, toimitusjohtaja Mika Kantola KuntaPro Oy:stä sanoo.

Virkavastuulliset esimiehet vastaavat kustannuspaikkojensa taloudesta, henkilöstöstä ja toiminnasta. Esimiehen syliin putoavien ongelmien ymmärtäminen ja ratkaiseminen vaatii usein erillistä projektia, jossa IT-asiantuntijan on kaivettava tietoa useista järjestelmistä. Esimies jättää työläät selvitykset kiireidensä keskellä helposti tekemättä. Oikean tiedon puuttuessa ongelmat jäävät ratkaisematta ja mahdollisuudet hyödyntämättä. Haitat kohdistuvat kunnan talouteen ja kuntalaisten palvelun laatuun.

 

Hämeenlinnassa tieto muuttuu merkittäviksi säästöiksi

Hämeenlinna kamppaili muutama vuosi sitten edellä kuvattujen haasteiden kanssa. Kuntaliitosten yhteydessä pohdittiin johtamisen käytäntöjä ja tietojärjestelmiä. ”Kun ajatuksemme olivat kypsyneet ja tarpeemme kiteytyneet, aloitimme kehitystyön yhdessä KuntaPron kanssa. Tavoitteenamme oli ratkaisu, jonka avulla jokainen esimies saisi omista luvuistaan niskalenkin”, Hämeenlinnan kaupungin tietohallintojohtaja Riku Moisio kertoo.

Hanke käynnistettiin henkilöstöhallinnosta, jossa oli parhaat valmiudet johtamisen kehittämiseen. Aluksi määriteltiin kriittiset mittarit, joita kustannuspaikoista vastaavien esimiesten on seurattava. Tärkeitä tietoja ovat henkilöstökustannukset, henkilöstön määrä ja vaihtuvuus, tehty henkilötyö sekä poissaolot. Työkyvyttömyyskustannusten laskentaan luotiin oma malli yhteistyössä Kevan kanssa. Lisäksi aloitettiin työhyvinvoinnin mittaaminen vuosittain toteutettavan kyselyn avulla.

Syksyllä 2014 käyttöönotettu ratkaisu kokoaa kuntajärjestelmistä taloutta ja henkilöstöä koskevat avainluvut sekä toiminnan indikaattorit kustannuspaikkakohtaiseen kojelautaan. Talouden pitkän tähtäimen kehitystä ennustetaan ennakointimallin avulla. Tieto jalostetaan nopeasti ymmärrettävään muotoon, ja roolipohjainen käyttöliittymä sovitetaan käyttäjien tarpeisiin. Seurantaa tehostetaan hälytyksillä, jotka voivat koskea esimerkiksi budjetin ylityksiä. Tietoja voidaan analysoida seurantatasojen avulla ja vertailla yksikköjen välillä. Järjestelmällä on noin kaksisataa käyttäjää. Käyttöoikeuksien mukaisesti jokaiselle näytetään vain omaa toimialuetta koskevia tietoja.

”Ratkaisu tukee johtamista sekä strategisella että operatiivisella tasolla. Havainnolliset mittaristot helpottavat ongelmien paikantamista ja prosessien johtamista. Esimerkiksi työhyvinvoinnin kehittämisellä saavutamme hyötyjä, jotka näkyvät sekä euroissa että kuntalaisten saamassa palvelussa. Tekemällä hyvää saamme aikaan isoja lukuja”, Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöjohtaja Raija Hätinen toteaa.

”Jos kaikki esimiehet eivät ole kunnissa vielä kiinnostuneita omista luvuistaan, niin nyt alkaa olla viimeinen hetki. Hämeenlinnassa jokainen esimies näkee yhdellä silmäyksellä oman kustannuspaikkansa tilanteen. Faktat ja kuvaajat mahdollistavat ongelmien nopean ymmärtämisen ja oikean reagoinnin”, Moisio korostaa.

 

Tiedolla johtamisen ratkaisu on Kuntari

Hämeenlinnan ja KuntaPron yhteistyö on kantanut satoa, jota kaikki Suomen kunnat ja kaupungit voivat korjata. Tiedolla johtamisen ratkaisu on tuotteistettu ja nimetty Kuntariksi, joka voidaan sovittaa muidenkin kuntien tarpeisiin ja liittää erilaisiin taustajärjestelmiin.

”Kuntarin kantavia ajatuksia ovat ketteryys, havainnollisuus ja helppokäyttöisyys. Suurista linjoista voidaan porautua nopeasti yksittäiseen laskuriviin asti. Kojelaudassa yhdistyvät toiminnan iso kuva ja päivittäisen työn mittarit, talouden ja henkilöstön luvut sekä tuotannon indikaattorit. Ja mikä tärkeintä, kaikki tieto on käyttäjälleen olennaista, ketään ei kuormiteta turhalla tiedolla”, kehitysjohtaja Esa Sairanen KuntaPro Oy:stä kuvailee.

Monissa kunnissa pohditaan samoja kysymyksiä kuin Hämeenlinnassa, joka on ollut yksi Kuntari-kehitystyön piloteista. Hanke on edellyttänyt asiantuntemusta ja panostuksia, joita jokaisen kunnan ei kannata käyttää erikseen samojen asioiden rakentamiseen. Ratkaisun monistaminen mahdollistaa hyötyjen nopean ja kustannustehokkaan saavuttamisen. Kehitystyötä voidaan jatkaa yhdessä. Kuntari on kevyt pilvipalvelu, jonka käyttöönotto on nopeaa ja jonka kustannukset määräytyvät käytön laajuuden mukaan. Ratkaisun hankkiminen on helpointa KuntaPro-osakkuuden kautta; näin vältetään myös työläs kilpailutus.

”Tiedolla johtaminen on yksi tärkeimmistä keinoista, joilla kunnat voivat saada aikaan säästöjä, turvata palvelunsa ja selvitä nykyisestä ahdingostaan. Ongelmia ei kannata ratkoa eikä ratkaisuja kehittää yksin. Yhdessä tekeminen ja oppiminen sekä suurten volyymien mittakaavaedut koituvat kaikkien osapuolten hyödyksi”, Kantola painottaa.

”Olen erityisen tyytyväinen Kuntari-kehitystyön korkeaan tavoitetasoon. Olemme yhdessä KuntaPron kanssa halunneet saada aikaan merkittävän hyppäyksen johtamisen keinoihin ja tuloksiin. Mielestäni olemme onnistuneet hyvin”, Moisio arvioi.

Nykyaikainen tietovarasto- ja raportointiratkaisu on toteutettu Microsoft-teknologian avulla. Alustaratkaisuna ja tietovarastona toimii Microsoft SQL Server ja julkaisujärjestelmänä Microsoft SharePoint. Internet-käyttöliittymässä käytetään Microsoft Silverlight -teknologiaa. Käyttäjätunnukset ja salasanat voidaan synkronoida Microsoft Windows -ympäristön kanssa. Kojelaudan tietoja voidaan siirtää joustavasti Microsoft PowerPointiin ja Microsoft Exceliin jatkotyöstämistä sekä presentaatioiden toteutusta ja esitystä varten. PowerPoint-esityksiä voidaan päivittää automaattisesti ja siten helpottaa esimerkiksi kokoustyöskentelyä.

Lisätiedot:

Mika Kantola, toimitusjohtaja, KuntaPro Oy, puh. 040 831 6409, mika.kantola@kuntapro.fi