Laurea siirtyi uuteen järjestelmään vaihe vaiheelta

Laurean henkilöstöjohtaja Terhi Vires näkee KuntaPron luontevana kumppanina ammattikorkeakoululle. – Meitä kiehtoo aito kumppanuus pitkällä aikavälillä. Osakkuusmalli mahdollistaa tulevaisuudessa koko palvelupaletin hyödyntämisen ilman raskaita kilpailutuskierroksia, hän sanoo.

 

Laurea-ammattikorkeakoulun henkilöstöhallinto siirtyi KuntaPron HRM-järjestelmään vaiheittain. Noin vuosi sitten aloitettiin palkanlaskennasta sekä henkilöstöhallinnan sähköisistä prosesseista. Seuraava steppi on hyödyntää järjestelmää osaamisen kartoittamisessa sekä johdon apuvälineenä henkilöstöjohtamisessa.

Laurea lähti etsimään kokonaisvaltaista kumppania, joka kykenisi kehittämään henkilöstöpalvelujen sähköisiä prosesseja pitkäjänteisesti. Jo aiemmin Laurean palkat hoidettiin ulkoistettuna palveluna, mutta kun näköpiiriin tuli uudenlaisia tarpeita, tarvittiin myös uudenlainen kumppani.

– Halusimme meidän näköisemme kumppanin ja valintaan vaikuttivat monet asiat. KuntaPro toimii laajasti kuntatoimialalla, se on samantyyppinen yritys kuin me ja sillä on samantyyppisiä asiakkaita ennestään. Koimme, että siitä voisi syntyä synergiaa sekä kustannussäästöjä. KuntaPro oli meille luonteva valinta, henkilöstöjohtaja Terhi Vires sanoo.

Järjestelmän käyttöönotto on ollut tiedostettu vaiheittainen siirtymä välttämättömistä toiminnoista henkilöstön kehittämis- ja johtamistyöhön.

– Ensimmäisessä vaiheessa siirsimme palkat. Palkkapalvelun on toimittava katkoitta, sitä ei voi vaarantaa. Kun saimme ensimmäisen palkanlaskentakierroksen onnistumaan, siirryimme hyvin nopeasti seuraavaan vaiheeseen eli isoon käyttöönottoprojektiin. Siihen kuuluivat esimerkiksi työsuhdetietojen prosessien tehostaminen ja erilaiset sähköiset kiertävät lomakkeet. Yllätyin positiivisesti siitä, kuinka nopeasti kaikki tapahtui. Kokemuksesta tiedän, että tällaiset siirtymät voivat olla hankalia, Vires sanoo.

– Koko tietojärjestelmä ja siihen liittyvä kehittäminen hankitaan KuntaProlta palveluna, jolloin vältyimme myös investoinnilta omaan järjestelmään.

 

Osaaminen on osa työhyvinvointia

Myös työajan seuranta siirrettiin järjestelmään ja muun muassa sairauspoissaolojen seuranta automatisoitiin. Uudistuksen hyötykin näyttäytyi saman tien, kun perusprosessit saatiin pyörimään.

Tavoitteena on, että yhden työkalun kautta löytyy lopulta kaikki henkilöstöhallintoon ja -johtamiseen tarvitsema tieto.

– Pystymme jo nyt analysoimaan henkilötietoja aivan eri tavalla kuin vuosi sitten. Loppuvuodesta 2015 siirryimme osaamisen raportointiin ja tämän vuoden teema onkin osaamisen hallinnan ja johtamisen kehittäminen. Myös kehityskeskustelut viedään vaihe vaiheelta samaan tietokantaan. Keskusteluissa myös osaaminen ja siihen liittyvät tarpeet kirjataan järjestelmään, mikä kerryttää tärkeää tietoa osaamisen tunnistamisen ja johtamisen käyttöön. Tämä on myös osaltaan työhyvinvointiin liittyvä asia, sillä kun henkilöstöllä on oikeaa osaamista, he myös onnistuvat paremmin työssään, Vires sanoo.

 

Tuki ja opastus kuntoon

Uusi järjestelmä tekee tiedosta läpinäkyvää kun henkilöstö voi itse hallita perustietojaan ja seurata vaikkapa lomiensa kertymistä järjestelmästä. Myös mahdolliset virheet on helpompi havaita.

– Uuden järjestelmän käyttöönotto on aina haasteellista, mutta meillä on arkipäiväistyminen jo hyvässä vauhdissa. Jouduimme kyllä tarkkaan miettimään, miten tukea muutoksen läpivientiä. Teimme yhdessä KuntaPron kanssa muun muassa opastevideoita järjestelmän sisään. Hands on -tukea tarjoavat HR-klinikat jalkautuivat seitsemälle campuksellemme. Järjestämme myös Skypen kautta etätietoiskuja, jotka ovat olleet suosittuja. Olemme myös perustelleet henkilöstölle, mitkä ovat järjestelmän kokonaishyödyt ja miksi post it -lappu pomolle ei enää riitä loman ilmoittamiseen. Lopulta järjestelmän käyttö arjessa on kuitenkin helppoa, Vires kertoo.