Lohja uudisti koko paketin – Kuntax Henkilöstö auttaa palkkahallintoa tavoitteissa

Lohjan tietohallintopäällikkö Mikael Puusa ja henkilöstöjohtaja Sara Rautiainen odottavat Kuntax Henkilöstön tuovan toimintaan tehokkuutta ja ajantasaisuutta. Järjestelmän uusimisessa mennään henkilöstöhallinnon tarpeet edellä.

 

Lohjalla potkaistiin viime vuoden lopulla käyntiin Kuntax Henkilöstön käyttöönoton valmisteluvaihe. Henkilöstön palkkajärjestelmän uudistus on osa kaupungin organisaation isompaa muutosta, jonka kolmannessa vaiheessa pureudutaan sujuviin ja tehokkaisiin käytännön prosesseihin.

– Meillä on ollut jo pidempään käynnissä organisaatiouudistus, jossa muun muassa kaupungin työyksikkörakennetta pienennettiin viidestä toimialasta kahteen. Nyt on menossa muutoksen kolmas vaihe, jossa teemme arjen mietintää. Esimerkiksi kaikki hallintotyötä tekevät ihmiset on haastateltu ja heidän työkuvansa kartoitettu päällekkäisyyksien poistamiseksi. Saimme toistasataa uutta ideaa, jotka viedään eteenpäin, kertoo Lohjan tietohallintojohtaja Pasi Perämäki.
– Tarkoituksena on vähentää byrokratiaa ja purkaa kankeita ketjuja. Samalla puretaan kertymää eri tietojärjestelmistä 20 vuoden ajalta, Perämäki lisää.

Tietojärjestelmien uusiminen tai päivittäminen on tärkeä osa muutosta. Henkilöstöjohtaja Sara Rautiaisella on henkilöstöhallinnon järjestelmän uudistukselle kaksi suurta tavoitetta.
– Henkilöstöhallinnon uuden järjestelmän tulee tukea HR-prosessien uudelleen suunnittelua. Toinen asia on esimiesten ja työntekijöiden ajankäytön tehostaminen. Lisäksi järjestelmän pitää olla looginen ja ymmärrettävä. Ihmisten pitää ymmärtää, mitä tehdään ja miksi, hän sanoo.

Nykyisessä henkilöstöhallinnon järjestelmässä dataa tulee monesta eri lähteestä, mutta tarkoituksena on päästä tilanteeseen, jossa tieto syötetään vain kerran. Ratkaisuksi valittiin KuntaPron toimittama Kuntax Henkilöstö, joka mahdollistaa tiedonkäsittelyn tehokkaasti ja ajantasaisesti.
– Uuden järjestelmän avulla saamme ajantasaista tietoa esimerkiksi sairaslomista, mikä ei ole ollut nyt mahdollista, Perämäki kertoo.

Lohjan tietohallintopäällikkö Mikael Puusa odottaa henkilöstöhallinnon masterdatan muutokselta ja ja uuden järjestelmän kyvykkyydeltä paljon. Teknologia-alustalla tehdään täyskäännös vanhaan verrattuna.
– Kuntax Henkilöstön tekniikka on minulle tuttua, mutta vastaavanlaista toteutusta en ole ollut aiemmin tekemässä, sanoo kokenut it-alan ammattilainen.
– Mitä enemmän konepellin alla ruuvataan, sitä helpompi järjestelmä on loppukäyttäjälle. Tässä mennään henkilöstöhallinnon tarpeet edellä. Tekniikkavetoinen projekti menee harvemmin maaliin, hän sanoo.
– Projektin sujumisen kannalta viestintä ja kommunikointi on se ykkösjuttu. Samoin koulutus käyttöönottovaiheessa on erittäin tärkeää. Tosin, jos järjestelmän käyttö on niin helppoa kuin on suunniteltu, säästämme koulutusvaiheessa aikaa, Puusa toteaa.
– Suurin säästö tulee siitä, että loppukäyttäjän arki helpottuu ja työ tehostuu, hän lisää.

Toimiva palkkajärjestelmä pidetään uuden järjestelmän rinnalla niin kauan kuin Kuntax Henkilöstö saadaan käyttöön täydellä toimintakyvyllä. Käyttöönotto on suunniteltu kesäkuulle.
– Järjestelmän vaihto on herkkä hetki, palkat on maksettava aina, sitä ei voi vaarantaa, Perämäki korostaa.

Yhteistyö KuntaPron kanssa on sujunut projektissa tähän asti mallikkaasti. Keskustelu on helppoa, kun toisella puolella toimivat tutut ja osaavat henkilöt.
– KuntaProlla on erinomaiset projektinhallintavälineet. Oma portaali toimii hyvin, ja sama versio on kaikilla käytössä koko ajan. KuntaProssa on aktiivinen ja mukava porukka vastassa, Puusa sanoo.
– Olemme saaneet vastauksia aina kun niitä on tarvittu, ja kuntaprolaiset ovat olleet aktiivisia meidän suuntaamme, vahvistaa Rautiainen.