Loviisa halusi osaksi suurempaa kehitystyötä

Kettunen näkee Kuntax ERPissä paljon tulevaisuuden mahdollisuuksia. Kuntien talousresurssit tiukkenevat jatkuvasti, ja toiminnalta odotetaan lisää tehokkuutta hallinnossakin. – Tukipalveluihin tulee olemaan vaikeaa saada tulevaisuudessa lisää käsipareja. Automaatio on siksi erityisen tärkeä tekijä, viitisen vuotta Loviisan talousjohtajana toiminut Kirsi Kettunen sanoo.

 

Loviisan kaupunki hakee tehokkuutta, tuottavuutta ja soljuvuutta taloushallinnon prosesseihin KuntaPron Kuntax ERPin avulla.
– Entisessä kirjanpitojärjestelmässämme oli monenlaisia heikkouksia. Se sisälsi paljon manuaalisia vaiheita ja töitä tekemään tarvittiin useampia käsipareja. Vanhalla ohjelmalla ei kyetty virtaviivaistamaan prosesseja ja siksi lähdimme hakemaan uutta vaihtoehtoa, Loviisan talousjohtaja Kirsi Kettunen kertoo.

Vanhan järjestelmän manuaaliset vaiheet veivät paljon aikaa ja lisäsivät myös virheiden tekemisen mahdollisuutta. Automaatio, prosessin nykyaikaistaminen ja virtaviivaistaminen olivat tärkeitä kriteereitä uutta järjestelmää haettaessa.
– Meillä on erittäin osaava ja motivoitunut kirjanpitotiimi, mutta sen ikärakenne on sellainen, että moni jää lähivuosina eläkkeelle. Halusimme järjestelmän, jonka automatiikka auttaa tekemään työt tulevaisuudessakin tehokkaammin, Kettunen sanoo.

Uutta järjestelmää haettiin pitkään. Lopulta vertailujen jälkeen viivalla oli kaksi vaihtoehtoa, joista valittiin lopulta KuntaPron Kuntax ERP. Valintaa tuki se, että Loviisa halusi päästä hyvän järjestelmän käyttäjäksi.
– Halusimme hyödyntää pilvipalvelun mahdollisuuksia ja olla osa suurempaa verkostoa, joka voi toimia pienen tiimin taustatukena. Uskomme, että KuntaPron kanssa se onnistuu hyvin ja kohtuullisin kustannuksin, Kettunen sanoo.

 

Suunnitelmista käytäntöön

– KuntaPron tarjoamat palvelut tulevat käyttöömme internetin kautta pilvipalveluina, joten meidän ei ole tarvinnut tehdä suuria investointeja omiin järjestelmiimme. Lisäpalikoita voidaan ottaa käyttöön pikkuhiljaa myös toiminnanohjausjärjestelmän puolelta, omien tarpeiden mukaan, Kettunen sanoo.

Projektin päättyessä keväällä Loviisan kaupungin koko taloushallinto on KuntaPron pilviympäristössä: ostolaskut ja ostoreskontra, myyntilaskut ja myyntireskontra, maksuliikenne, kirjanpito ja käyttöomaisuus, budjetointi ja raportointi. Lisäksi laskujen skannauspalvelua ostetaan KuntaProlta.
– Koska KuntaPron järjestelmä toimii pilvipalvelun kautta, se ei sido meidän palvelinresurssejamme, hän lisää.

Käyttöönottovaihe on mennyt kohtuullisen hyvin ja lopputulokselta Kettunen odottaa paljon.
– Meillä on juuri menossa käyttöönottovaihe, ja olemme tehneet asioita kahdella järjestelmällä rinnakkain. Se on ollut työntekijöille kuormittavaa. Tilinpäätös toteutettiin vielä vanhalla järjestelmällä, mutta jo ensimmäinen osavuosikatsaus toteutetaan uudella järjestelmällä. Käyttöönotto aloitettiin jo viime keväänä laatimalla budjetti 2015 uuteen järjestelmään. Tänä vuonna toteumatiedot sujahtavat hyvin budjettilukujen rinnalle, kunhan kirjanpito ja raportointiosio saadaan kuntoon.

– Ja positiivisena asiana voidaan todeta, että tänä keväänä, kun lähdemme tekemään budjettia 2016 olemmekin jo ”vanhoja konkareita” uudessa ympäristössä, ja toivomme, että tekniset työpaineet helpottavat sen myötä kaikilta.
– Olen erittäin positiivisella mielellä, vaikka käyttöönottoaika on aina haastavaa ilman testausympäristöä ja pienellä porukalla toteutettaessa. Ainahan isossa muutoksessa tulee joitain ongelmia, mutta uskon, että tästä tulee lopulta todella hyvä juttu, hän sanoo ja kiittää henkilökuntaa hyvästä työstä ja venymisestä muutoksen keskellä.

Kuntax ERPin mahdollistama palveluiden toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntäminen on Loviisan suunnitelmissa, sopivin kokoisin askelin toteutettuna.
– Kyllä toiminta ja talous pitää saada kulkemaan käsi kädessä. Uuden järjestelmän valintakriteerinä oli, että sen täytyy mahdollistaa pääsy täysimääräiseen palvelunohjausjärjestelmään ja kohtuullisin kustannuksin, Kettunen sanoo.