Materiaalit, välinehuolto ja talous samaan Kuntax ERP -putkeen

KHSHP:n materiaalinhallinnossa järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön tammikuun alusta. Välinehuollossa edetään portaittain niin, että valmista on 1. kesäkuuta. – Emme tee tätä yksin, vaan esimerkiksi suurimman asiakkaan eli leikkausosaston kanssa ratkaisuista neuvotellaan yhdessä. Myös henkilökuntaa on otettu mukaan kehitystyöhön, Ville Pynnönen ja Jaana Helenius sanovat.

 

Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin (KHSHP) materiaalihallinto ja välinehuolto ovat siirtymässä Kuntax ERPin maailmaan. Uudistuksen tavoitteena on kolmen T:n suora: tuottavuus, taloudellisuus ja turvallisuus.

Tähän saakka KHSHP:n materiaalihallinnossa on pärjätty vuonna 1996 käyttöönotetulla tietojärjestelmällä, jonka ylläpito jatkuu vuoden 2016 loppuun saakka. Välinehuollossa tietoteknistä järjestelmää ei ole ollut aiemmin lainkaan käytössä, joten muutos tulee olemaan suuri. Tilanteeseen on valmistauduttu vuodesta 2014, jolloin Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirissä järjestettiin tietojärjestelmien kilpailutus.

– Olemme tehneet paljon prosessikuvauksia ja hyötylaskelmia siitä, mitkä ovat säästöt ja hyödyt konsernitasolla. Tämä ei ole pelkästään järjestelmähankinta, vaan meneillään on valtava prosessien kehittäminen, kertoo materiaalipäällikkö Ville Pynnönen.

Välinehuollossa dokumentointi on tehty tähän asti käytännössä käsin. Tilanteita on jouduttu juoksemaan kiinni, kun ennakointi ei ole ollut aukotonta.

– Välinehuollon prosessikuvaus on satasivuinen. Meidän kannaltamme muutoksen ydin on jäljitettävyys eli esimerkiksi missä instrumentti on käynyt ja milloin se on huollettu. Täysi jäljitettävyys on EU:n suositus tällä hetkellä, mutta tulossa myös lakiin. Tämä parantaa myös potilasturvallisuutta, sairaala- ja välinehuollon palvelupäällikkö Jaana Helenius kertoo.

– Emme lähde siitä, että toimintaa muokataan sopivaksi järjestelemään, vaan järjestelmän pitää taipua meidän prosesseihimme, hän painottaa.

 

Kuntax ERP vakuutti

KuntaPro tarjosi ratkaisuksi palveluiden toiminnanohjausjärjestelmä Kuntax ERPiä, jolla sekä materiaalit, välinehuolto ja talous saadaan toimimaan samassa järjestelmässä ajantasaisesti. Lisäksi välinehuollon puolelle tarvitaan täydentäväksi järjestelmäksi entisen Solteqin, nykyisen MainIoT Software Oy:n, Solax palveluiden toiminnanohjausvertikaali. Välinehuollossa liikkuu 15 000 instrumenttia ja materiaalipuolella 4 000 tuotetta vuodessa.

– Uudessa järjestelmässä kulkee kaikki eli esimerkiksi tilaus-toimitusketjun hallinta, varastonhallinta, myynti, välineiden huoltoprosessit ja niihin liittyvä materiaalien hallinta, Pynnönen luettelee.

Vuoden alkupuolella kävi ilmi, että myös taloushallinnon järjestelmä menee uusiksi, mikä vaikutti projektin aikatauluun.

– Mietimme, pitääkö meidän rakentaa rajapinta vuodeksi, mutta päätimme lähteä uudistamaan omia järjestelmiämme ripeästi. Kävimme POCin (Proof of Concept) kesän aikana läpi ja totesimme, että KuntaPron järjestelmä täyttää valtaosan tarpeistamme, Pynnönen kertoo.

Hankinta on hyväksytty sairaanhoitopiirin hallituksessa syyskuun lopussa in-house-hankintana, jonka toteuttajaksi otettiin KuntaPro, joka on hoitanut tähän asti myös KHSHP:n talouspalvelut.

Sekä Pynnösellä että Heleniuksella on pitkä kokemus sairaalatoiminnasta ja siellä käytettävistä kilpailevista järjestelmistä.

– Tiedämme, mitä haluamme ja missä ovat ne pahimmat sudenkuopat. Meillä on ollut tähän asti erittäin hyvä yhteistyö, puolin ja toisin asioista kysytään ja olemme päivittäin tekemisissä. Projektinvetäjälle annan plussat ja olen tosi tyytyväinen. Suoraan sanoen uskoin ensin aiempiin olemassa oleviin järjestelmiin, mutta lopulta Kuntax ERPin ominaisuudet saivat pääni kääntymään, Helenius sanoo.

– Kustannuslaskennan odotan ensi vuonna toimivan niin, että painan lähinnä vain nappia. Minulla on kovat odotukset, että raportit toimivat, ja se on usein näiden järjestelmien akilleen kantapää, hän lisää.

 

Luvassa läpinäkyvyyttä ja kustannustietoisuutta

Järjestelmästä saadaan hyötyä esimerkiksi leikkaussalien instrumenttien ja laitteiden hallintaan. Käytössä on toisinaan lainalaitteita, joita ei ole aiemmin voitu syöttää järjestelmään. Nyt tilanne nähdään heti järjestelmästä, milloin on palautuspäivä tai onko ostettu lisäkäyttöpäiviä. Materiaalihallinnossa varaston automaattisten varastonohjausparametrien hyödyntäminen varmistaa, että tuotteiden saatavuuteen liittyvien käsityövaiheiden määrä vähenee ja materiaalit on paremmin saatavilla. Kaikki tieto dokumentoidaan.

– Muutama lähellä oleva sairaala uudistaa toimintaansa samassa tahdissa, joten pystymme hyvin vertaamaan kehitystä. Saamme aidot talousluvut siitä, mitä mikäkin maksaa. Samalla tukipalveluiden henkilökunnan roolit vahvistuvat ja on selvempää kuka tekee mitäkin, Helenius sanoo.

– Tämä on kunnianhimoinen haaste, kun yritetään saada talous ja prosessit yhtä aikaa haltuun, mutta onnistuessaan se tuo läpinäkyvyyttä, kustannustietoisuutta sekä meille itsellemme että asiakkaillemme. Kun automaatio toimii, dataa hyödynnetään hyvin ja ihmisen tekemää työtä on mahdollisimman vähän, he voivat keskittyä omaan päätyöhönsä, Pynnönen sanoo.

– Tuomme järjestelmällä myös työkaluja isompaan kuvaan ja saamme näin valmiuksia sote-uudistukseen, Pynnönen ja Helenius lisäävät.