Tieto kulkee kentältä toimistoon ja takaisin

Kuntax ERP -palveluiden toiminnanohjausjärjestelmä tehostaa kaupunkien ja kuntien teknisen toimen työtä merkittävästi. Esimerkiksi toimeksiannot, töiden kuittaamiset ja tuntien raportoinnit kulkevat reaaliaikaisesti mobiililaitteesta järjestelmään. Myös virheiden mahdollisuus pienenee, kun monia vaiheita ei tarvita.

 

Nykyaikainen kuntien ja kaupunkien toiminnanohjaus kulkee reaaliaikaisesti talouden kanssa rinnakkain. Kuntax ERP sopii kaikkien teknisten töiden toiminnanohjaukseen kiinteistöjen huoltotöistä viheralueiden rakentamiseen. Uusimpana ominaisuutena mukaan on saatu mobiilitoiminnot, jotka helpottavat sekä työntekijää että esimiehen tehtäviä.
– Tunnit voi kirjata suoraan kentältä itse ja tarvittaessa ne voidaan ohjata hyväksynnän kautta suoraan palkanlaskentaan. Järjestelmästä näkee koko ajan mitä kentällä tapahtuu, missä mennään ja mitä tehdään. Sinne voi myös liittää kuvia mobiilisti ja kirjata kuluja, kuten kilometrikorvauksia tai materiaalikuluja. Tiedot menevät suoraan työtasolle ja esimies näkee tilanteen heti. Työt voidaan raportoida työkohteessa. Turhat ja päällekkäiset vaiheet jäävät prosessista pois, kertoo ryhmäpäällikkö Mari-Jaana Nummela Solteq Oyj:stä, joka on yksi KuntaPron kumppanitoimittajista Kuntax ERP -kokonaisratkaisussa. Microsoft Dynamics 2012 (ERP) ja Solteqin Solax-järjestelmä toimivat Kuntax ERPin pohjana.

 

Läpinäkyvyys poistaa hiljaisen tiedon

Järjestelmä taipuu kätevästi myös erilaisiin toimintamalleihin.
– Jos kaupungissa on tilaaja-tuottaja-malli, voi tilaaja tehdä järjestelmässä tilaukset suoraan tuottajalle ja tieto näkyy molemmille osapuolille samassa paikassa. Kumpikin pystyy seuraamaan, missä vaiheessa tilattu työ on, Nummela lisää.

Kun kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, se ei ole riippuvainen ihmisistä. Tieto on läpinäkyvää ja tarvittaessa kaikkien asianosaisten saatavilla.

Järjestelmästä löytyy kouluille, päiväkodeille ja muille tarvittaville tahoille myös mahdollisuus palvelupyyntöjen antamiseen.
– Järjestelmän kautta hahmottuu eri kohteiden kokonaisuus ja historiatieto. Jos kohteeseen on vaikkapa juuri tulossa remontti, sieltä näkee sen heti. Isompaa työtä ei kannata käydä silloin erikseen tekemässä, Nummela antaa esimerkin.

Järjestelmässä näkyvät myös sopimukset ja töiden hinnoittelut. Kuntax ERPillä on helppo seurata kuluja, tuottoja ja katetasoja. Lisäksi Kuntax ERP vähentää virhemahdollisuuksia, kun sama tieto kulkee yhdessä järjestelmässä, eikä monia työvaiheita tarvita. Mobiili mahdollistaa myös työehdotusten tekemisen heti, kun tarpeita kentällä huomataan.

 

Kuntax ERPin edut teknisellä puolella

  • Töiden vastaanotto, raportointi, valmistuminen, lisätiedot ja työehdotukset kätevästi mobiililaitteella
  • Kartta koordinaatteineen kulkee kentällä työntekijän mukana
  • Kustannukset ja työn raportointi onnistuvat reaaliajassa
  • Kustannusten seuranta helppoa niin työ- kuin hanketasollakin
  • Kaikki tieto samassa paikassa, tieto läpinäkyvää ja seuranta helppoa
  • Töiden ja budjetin suunnittelu onnistuu saadun tiedon ja historiatiedon pohjalta
  • Ennakkohuoltotöiden muistutukset (esim. huolto aina 6 kuukauden välein, järjestelmä muistuttaa)