Tuusula ulkoisti talouden ytimen KuntaProhon

Tuusulan talousjohtaja Markku Vehmas arvostaa KuntaPron pilvessä toimivassa toiminnanohjausjärjestelmässä etenkin sitä, että erillisiä järjestelmäliittymiä ei tarvita. – Rahaa ja aikaa säästyy, kun kaikki on samaa kokonaisuutta, hän korostaa.

 

Tuusulan kunta vastasi taloushallinnon ja palkanmaksupalveluiden toimintojen kehittämistarpeeseen valitsemalla KuntaPron ulkoistuspalvelun. Pitkän suunnitteluprosessin jälkeen on päästy järjestelmän käyttöönottovaiheeseen. Tulevaisuudessa siintävät jo odotukset toiminnanohjausjärjestelmän laajemmista hyödyistä.

Järvenpään kaupunki, Nurmijärven, Mäntsälän sekä Tuusulan kunnat ovat ulkoistaneet taloushallintonsa KuntaProlle. Tuusulassa ulkoistettiin myös palkanmaksupalvelut. Kunnassa alettiin parisen vuotta sitten hakea uutta järjestelmäratkaisukokonaisuutta sekä talous- että palkanmaksupalveluihin. Silloiset tietojärjestelmät alkoivat auttamatta olla tiensä päässä. Talouspuolella kaivattiin etenkin budjetointiin kunnollista prosessitukea ja selkeää raportointijärjestelmää.
– Talous- ja henkilöstöpalvelut ovat kunnan keskeisiä toimintoja, ja niiden jouheva toiminta tukee olennaisesti kunnan johtamista sekä toimintojen kehittämistä. Mietimme kehitämmekö järjestelmiä itse, mutta meillä ei ollut riittävästi omia voimavaroja. KuntaPron modernit järjestelmät, kehittämismalli ja toimintatapa ratkaisivat valinnan, sanoo Tuusulan talousjohtaja Markku Vehmas.

 

Raportointi isossa osassa

KuntaPron palvelun käyttöönotto lähti liikkeelle vuoden 2014 kesäkuussa, jolloin talous- ja palkanmaksupalveluiden työntekijät siirtyivät vanhoina työntekijöinä KuntaPron palvelukseen. Jo aiemmin keväällä käynnistyi tietojärjestelmien käyttöönoton suunnittelu. Vuoden alussa aloitettiin KuntaPron tietojärjestelmien ja prosessien käyttö.
– Moni asia muuttui, ei vain tietojärjestelmät. Ulkoistuksen myötä piti määritellä uudestaan tilikartat ja laskentatunnisteet. Otimme käyttöön muun muassa KuntaPron Kuntax-taloushallinto-kirjanpitojärjestelmän ja FPM-raportointityökalun. Meneillään oleva käyttöönottoprosessi on osoittautunut ennakoituakin työläämmäksi. Tämä on ollut kaiken kaikkiaan pitkä matka, eikä voi liikaa korostaa sitä, että tällaisissa isoissa muutoksissa pitää olla liikkeellä ajoissa, Vehmas korostaa.

Kuitenkin jo nyt Tuusulan talousosastolla on todettu esimerkiksi se, että KuntaPron järjestelmässä raportointi on helppokäyttöinen ja mahdollistaa monipuolisemman raportoinnin.
– Tuusula ulkoisti samalla myös palkanlaskennan ja tavoittelemme ulkoistuksen kautta pidemmällä aikavälillä parempaa ja monipuolisempaa henkilöstöjohtamisen tukipalvelua, kuten henkilöstöraportointia ja henkilöstöjohtamisen sähköisiä työkaluja. Kunnalla ei yksin olisi ollut riittäviä resursseja näiden kehittämiselle.  Luonnollisesti haemme kaiken kaikkiaan myös kustannustehokkuutta, kertoo henkilöstöjohtaja Harri Lipasti.

 

Kiikarissa palveluiden toiminnanohjaus

– Vuosi 2015 on tekemisen vuosi, nyt trimmataan prosessit kohdilleen ja ensi vuonna korjaamme hedelmät. Ja kunhan saamme kirjanpidon ja talousasioiden perusprosessit kuntoon, voimme panostaa toiminnanohjaukseen, Vehmas sanoo.

Tavoitteena on toiminnan läpinäkyvyys ja johtamisen tehokkuuden parantaminen. Palveluiden toiminnanohjausjärjestelmän, Kuntax ERPin, toivotaan tuovan mukanaan myös kustannustehokkuutta ja prosessien virtaviivaisuutta.
– Esimerkiksi mobiili toiminnanohjaus mahdollistaa toimeksiannot suoraan kentälle. Raportointi tapahtuu työn aikana reaaliajassa. Tiedot siirtyvät suoraan palkanmaksujärjestelmään, eikä niitä tarvitse erikseen käsitellä. Kaikki turhat välivaiheet jäävät pois ja työntekijöillä jää enemmän aikaa perustehtävien tekemiseen, Vehmas lisää.