Toimittajariippumattomuudella kohti toimivaa ICT-sopimussalkkua

ICT-hankinnat ovat usein haastavia yhteishankinnan kohteita, koska useita eri asiakkaita palvelevia ratkaisuja on vaikeaa löytää. Tämä johtuu muun muassa hankintayksiköiden erilaisista ICT-infrastruktuureista ja vanhojen sopimusten palvelukonsepteista: uuteen siirtyminen on hankalaa. Silti palvelut, ohjelmistot ja laitteet pitää kilpailuttaa, ja uuteen siirtyminen voi muodostua pakolliseksi, jos sopimustoimittajia tai ratkaisuja kilpailutetaan vain yksi.

Tarjoajien kannalta julkisen sektorin ICT-asiakkuudet voivat tuntua epävarmoilta samasta syystä: hankintalain sallimat sopimusajat ovat lyhyitä suhteessa isojen ICT-hankkeiden vaatimaan panostukseen. Esimerkiksi uuden verkkoympäristön rakentaminen kuntaan voi viedä viimeistelyineen vuosia, jonka jälkeen lain sallimasta sopimusajasta on enää muutama vuosi jäljellä. Kilpailutus voi tuottaa uuden sopimuskumppanin ja kunnalle uuden vuosien mittaisen rakennusprojektin. Siksi toimivat hankintasopimukset ovat usein riippuvaisia määrätystä sopimuskumppanista.

Aikaisemman toimituksen tai laitteiston korvaaminen tai laajentaminen on hankintalaissa mainittu suorahankintaperuste, joka voi kuulostaa ICT-hankintojen yhteydessä houkuttelevalta. Todellisuudessa mainittu pykälä ei jätä hankintayksikölle paljoa liikkumatilaa. Lisätilauksiksi miellettäviä suorahankintoja voidaan tehdä vain kolmen vuoden ajan alkuperäisestä tilauksesta, ja teknistä perustetta suorahankinnalle voidaan soveltaa ainoastaan, jos todellista kilpailua hankinnan kohteesta ei ole markkinoilla. Tämä peruste ei useinkaan toteudu.

KuntaPro pyrkii jatkossa tarjoamaan asiakkailleen ICT-hankintojen sopimusvalikoiman, jonka sopimukset ovat lähtökohtaisesti avoimia uusille sitoutumisille ja jotka tuovat lisäarvoa kaikille kiinnostuneille asiakkaille. Miten tämä voidaan saavuttaa? Avoimilla puitejärjestelyillä, jotka jättävät liikkumatilan eriävien asiakastarpeiden palvelemiseksi.

ICT-infrasta riippuvaisten sopimusten osalta toimittajariippumattomuus tarkoittaa useamman toimittajan puitejärjestelyjä, joihin laaditaan sisään valmis minikilpailutuksen malli. Näin asiakas voi sopimukseen sitoutumisella varmistaa tietynasteisen palvelutason ja kustannustehokkuuden, mutta silti tehdä kevyen sopimuksensisäisen kilpailutuksen saadakseen omaan lähtökohtaansa räätälöidyn tarjouksen. Minikilpailutuksen standardoinnilla varmistetaan, ettei asiakas joudu tekemään merkittävästi lisätyötä puitesopimuksen sisällä ja että kaikki tarvittavat asiat saadaan sovittua asiakkaan ja toimittajan välillä.

Toinen tapa lähestyä samaa asiaa on valmiiden ratkaisujen asiakaskohtaiseen räätälöintiin keskittyvät puitejärjestelyt. Tällainen on esimerkiksi KuntaPron vuonna 2017 allekirjoitettu yhteishankintasopimus ketterän kehittämisen ohjelmointipalveluista. Ohjelmistoja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa siten, että ”ketterien” kehityssykäyksen tuloksena on asiakasta hyödyttävä toimiva ohjelmisto, sen osa (esim. moduuli) tai sen prototyyppi. Laajaa ennakkomäärittelyä ei tarvita, vaan tarpeita voidaan mukauttaa projektin edetessä joustavasti. Jokaisen yksittäisen tilauksen lähtökohtana on avoin kommunikaatio, asiakkaan tarpeet ja joustava yhteistyö. Asiaa voi verrata vaikkapa maalaamattoman taulun tilaus- ja luomisprosessiin: puitejärjestely määrittää teoksen raamit, kokoluokan ja maalauksen teeman, mutta jättää varsinaisen sisällön ja yksityiskohdat aina tilauksen mukaan vapaasti räätälöitäviksi.

Tietenkin KuntaPron kilpailutukset tehdään jatkossakin ainoastaan asiakkaiden tarpeita palveleviksi. KuntaPro kuitenkin uskoo, että ICT-hankinnoissa yleinen asiakaslisäarvo saavutetaan jättämällä mihin tahansa avoimeen yhteishankintasopimukseen liikkumatilaa kunkin asiakkaan omien tarpeiden huomioimiseksi. Tällä logiikalla myös toimittajat saavat tarjottua itselleen luonnollisia kokonaisuuksia puitesopimuksen sisällä, eikä sopimus sido kumpaakaan osapuolta taloudellisesti tehottomaan toimintaan.