Hankintojen hiekkalaatikolla

Oletko ikinä yrittänyt tuottaa muutaman lauseen kiteytystä ammatistasi selittääksesi esimerkiksi omille tai puolisosi isovanhemmille sen, mitä oikein teet elämälläsi? Oliko helppoa? Tässä suhteessa ammatit poikkeavat toisistaan merkittävästi: leipuri = helppo, automaatiosuunnittelija = vaikeampi.

Väittäisin, että julkisten hankintojen ja yhteishankintayksikön toiminnan koordinointi sijoittuu edellä mainitussa arvioinnissa vähintäänkin keskivaikean ammatin sarakkeeseen. Oma rautalankaversioni ammattini selittämiseen meni alun perin kutakuinkin näin: ”Viranomaiset käyttävät vuodessa miljardeja euroja verorahaa erilaisiin tavaroihin ja palveluihin. Minun tehtäväni on osaltani huolehtia, että he käyttävät nuo rahat yleisen edun hyväksi ja lainmukaista menettelyä noudattaen.”

Sukupolvien välinen ammatti-alias palasi hiljattain mieleeni täysin toisesta näkökulmasta, kun mietin, miten selittäisin ammattini omalle lapselleni. Vielä tarkemmin: mietin, miten oman ammattini saisi käännettyä taaperoa kiinnostavaksi leikiksi. Keskivaikeaan sarakkeeseen menee tämäkin. Julkisten hankintojen hiekkalaatikkoversio meni omasta mielestäni suunnilleen näin: neuvo lastasi määrittelemään mahdollisimman tarkasti kaikkine yksityiskohtineen, minkälaisen hiekkalinnan hän haluaisi rakentaa. Sitten yritä loihtia annettujen kriteerien puitteissa mahdollisimman hassu (lue: huono) luomus. Tämän jälkeen voitte yhdessä nauraa, kuinka jokin keskeinen vaatimus, ominaisuus tai kokoluokka jäi määrittelemättä.

Tällaiset ajatukset ovat pyörineet päässäni sen vuoksi, että KuntaProlla on erittäin mielenkiintoinen rooli erilaisten työkulttuurien ja niiden sisällä vallitsevien toimintamallien yhteensovittajana ja kehittäjänä. Julkisen ja yksityisen sektorin välissä toimivana monialaisten kuntapalveluiden tehostajatalona yrityksemme pyrkii perustoiminnassaan sovittamaan yhteen julkisen ja yksityisen sektorin työkulttuureita sekä modernisoimaan niiden sisällä vallitsevia työn tekemisen tapoja. Samalla KuntaPro pyrkii edustamaan omassa toiminnassaan edustamiensa toimialojen nykyaikaisempia käytäntöjä. Asetelma on usein sellainen, että omaa toimintaa saa sanoittaa sidosryhmille, joiden lähtökohta tai näkemys samaan aiheeseen on hyvinkin poikkeava. Keskusteluyhteyden etsiminen voikin tuntua siltä, kuin yrittäisi osua kahdella akselilla liikkuvaan maaliin vauhdin vain jatkuvasti kiihtyessä. Tämä näkyy osin jopa KuntaPron sisäisessä kanssakäymisessä, sillä monialaisessa ja monille eri paikkakunnalle hajaantuneessa yrityksessämme kehitetään hyvin erilaisia palveluita. Siksi ajatusleikki lapsesta tai isovanhemmasta keskustelukumppanina voi olla ihan toimiva kalibrointi.

Vaikka ajatusleikki – saati siihen sisältyvä hiekkalaatikkoleikki – ei olisikaan kummoinen, johtaa se ainakin yhden perustavanlaatuisen kysymyksen äärelle. Ajatusleikin kautta tulin miettineeksi nykyistä työelämää ja omaa tapaani käsitteellistää sitä. Jatkuvan muutoksen keskellä väärinymmärrykset eivät vaadi edes ääripäitä eli taaperoa tai isovanhempaa. Ihmisten väliset kuilut erilaisten työn käsitteiden välillä syntyvät yhä nopeammin, sillä kaiken robotisaation ja digitalisaation keskellä toiminnan alkuperäinen pohja voi helposti muuttua. Kun rakennetaan tarpeeksi kauan jonkin perusajatuksen päälle, ei ehkä huomata, kuinka todellisuus ei enää edes ole sen varassa. Esimerkiksi pankkivirkailijan tai junan konduktöörin rooli keskivertoasiakkaan arjessa on varmaankin hyvin erilainen tänä päivänä kuin mitä se oli 20 vuotta sitten. Virkailijasta on tullut enemmän konsultti ja virkamiehestä asiakaspalvelija.

Perusteet julkisiin hankintoihin keskittyvälle työlle on luotu vasta viime vuosikymmeninä, joiden aikana koko kenttä on lisäksi jo ehtinyt muuttua radikaalisti. Kovin vahvaa kivijalkaa ei ole edes ehditty rakentaa. Silti kykenen jo havaitsemaan omissa ammattiselityksissäni vanhanaikaisuutta. Niissä näkyy tietynlainen pessimismin varjo, jonka on tunnistettavissa julkisten hankintojen toimintakulttuurissa ylipäänsä: kilpailutuksen kiertämistä, yksipuolista suosimista, ulkoistusmörköjä, paikallisuudesta luopumista, itseisarvoisia sääntöviidakoita, puutteellista määrittelyä, tehotonta kilpailuttamista, jne.

Ehkä tämä pessimismi on päässyt huomaamatta hankautumaan itseenikin, sillä näyttäydyn isovanhemmille jonkinlaisena oikeudenpuolustajana tai verorahojen käytön portinvartijana; palveluntuottajan roolissa puolestani murskaan lapseni sinisilmäisyyden iskemällä häikäilemättä leikkimielisen määrittelyn heikkoihin kohtiin. Nämä näkökulmat ovat toki todellisia osia hankinta-asiantuntijan työtä. Oman selitykseni mukainen toiminta kuitenkin osoittaisi jo lähtökohtaista haluttomuutta mukautua vastapuolen ajatteluun. Olisinkin siis omissa mielikuvissani virkamies, enkä asiakaspalvelija.

Uskon kaikesta huolimatta tehneeni työni tähänkin saakka asiakaslähtöisesti. Pointtini on siinä, että toiminnan kehittäminen ei ole ainoastaan toimimattomien prosessien saneeraamista ja digitaalisten työkalujen käyttöönottoa omasta asiantuntijaroolista käsin. Kehittäminen on myös kykyä ymmärtää sekä oman että sidosryhmien toiminnan pohja. Tätä toiminnan pohjaa on myös syytä kyetä tarkistamaan samassa tahdissa, kun toimialat ja koko työelämä muuttuvat.

KuntaPro on monella tapaa tämän myllerryksen ytimessä. Samoin kuin pankkipalvelut, myös kaikki kunnallisen palvelukeskuksen tarjoamat palvelut ovat muuttaneet osin merkitystään, kun muun muassa saavutettavuuden, yhteydenpidon, tiedon tuottamisen sekä datan hyödyntämisen lähtökohdat on myllätty läpikotaisin viimeisten vuosien aikana. Palveluiden tuottamiseen tämä kaikki on vaikuttanut vähintään siten, että kankeaan virkamiesajatteluun ei ole enää varaa. Palveluja pitää tuottaa tehokkaasti, palveluhenkisesti ja asiakkaan lisäarvoa aktiivisesti etsien.

Sama pätee julkisten hankintojen tekemiseen. Vaikka lain noudattaminen on edelleen keskeinen osa yhteishankintayksikön toimintaa, on myös omassa toiminnassani korostunut asiakaspalvelu sekä erilaisten sidosryhmien ja niiden tarpeiden yhdistäminen. Tärkeintä ei ole lakiteknisesti onnistunut tarjouspyyntö, vaan kaikkien sidosryhmien kannalta onnistunut hankinta.

Jos hyväksymme edellä mainitun perusajatuksen, miten muuttuu sukupolvien välinen ammatti-alias omalta osaltani? Vanhemmille sukupolville kertoisin, että autan viranomaisia ja toimittajia laatimaan sellaisia hankintasopimuksia, joilla voidaan lain puitteissa tuottaa mahdollisimman paljon hyötyä sekä yhteiskunnalle että sopijapuolille.

Hiekkalaatikolla toiminta muuttuisi siten, että heti lapsen tekemän vaatimusmäärittelyn jälkeen katsoisimme mahdollisia korjaustarpeita. Tämän jälkeen rakentaisimme juuri niin hienon hiekkalinnan, kuin alun perin tarkoitus olikin.

Riku Heino
hankintapäällikkö
KuntaPro Oy