Kansallinen tulorekisteri eli KATRE vaikuttaa palvelukeskuksen ja asiakkaidemme arkeen

Katresta löytyy informaatiota eri kanavista hyvinkin paljon, mutta kuinka hyvin olemme tulevan muutoksen ja sen vaikutukset sisäistäneet? Päätinkin tässä blogissani koota yhteen keskeisimmät muutokset ja kuinka KuntaPro Oy palvelukeskuksena on valmistautunut tulevaan muutokseen.

Kansallinen tulorekisteri eli reaaliaikainen tulorekisteri on tulossa koko maan laajuiseen käyttöön vuonna 2019. Tuloverorekisterin tavoitteena on vähentää byrokratiaa sekä parantaa verotuksen reaaliaikaisuutta ja läpinäkyvyyttä.

Valtiovarainministeri Petteri Orpo kiteyttää tulorekisterin tuomat hyödyt VM:n tiedotteessa näin: ”Tulorekisteri on tervetullut uudistus, joka helpottaa tavallisten suomalaisten asiointia viranomaisten kanssa. Palkansaaja voi jatkossa seurata ajantasaisesti omia tulotietojaan. Palkka- tai muita todistuksia ei jatkossa tarvitse toimittaa jokaiselle viranomaiselle erikseen. Tulorekisteri keventää myös yritysten hallinnollista taakkaa sekä mahdollistaa sosiaaliturvan uudistamisen, joka tukee palkkatulojen ja sosiaaliturvan parempaa sovittamista yhteen”.

Kuulostaa tarpeelliselta ja hienolta, mutta kuinka usein kohtaammekaan haasteita IT-projekteissa ja mitä KATRE-hanke tarkoittaa palvelukeskuksen tai asiakkaan näkökulmasta?

Mikä on KATRE?

Kansallinen tulorekisteri tarkoittaa yhtenäistettyä rekisteriä kaikkien kansalaisten tulotiedoista. Tällöin kaikki viranomaistahot, jotka tarvitsevat kansalaisten tulotietoja, saavat tiedot suoraan keskitetystä rekisteristä, eikä työnantajan tai työntekijän tarvitse ilmoittaa tulojaan erikseen moneen kertaan eri tahoille. Kaikki kansalaisille suoritetut maksut kirjataan rekisteriin kerran, mikä helpottaa kirjauksiin ja ilmoituksiin liittyvä prosessia.


Lähde: vero.fi

KATRE tuo muutoksia palkkahallinnon prosesseihin

Tällä hetkellä palvelukeskuksen täytyy ilmoittaa tiedot maksetuista palkoista monelle eri taholle monessa eri muodossa ja täysin eri aikatauluissa. Tulorekisteri korvaa kaikki nämä meille tutut kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset kokonaan. Erillisiä ilmoituksia verohallinnolle, työeläkelaitoksille tai työttömyysvakuutusrahastoille ei enää tehdä, vaan kaikki tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti yhtenäiseen rekisteriin. Kaikki toimijat, jotka käsittelevät ja ilmoittavat palkkatietoja, tulevat tulorekisterin piiriin.

KATREN tuloon kannattaa valmistautua!

KuntaPron palvelukeskuksena ja jokaisen palkkoja maksavan on ilmoitettava työntekijöidensä palkkatiedot sähköiseen tulorekisteriin 1.1.2019 alkaen.  Siirtymäaikaa ei ole. Vanhoja maksutietoja ennen v. 2019 ei tarvitse siirtää tulorekisteriin. Huomioitavaa on myös, että ilmoittamisessa ei ole euromääräisiä rajoja, eli kaikki maksatukset 1.1.2019 lähtien täytyy viedä rekisteriin. Tammikuusta 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläketiedot ja etuudet.

Ilmoittaminen tapahtuu sähköisesti rajapinnan tai käyttöliittymän kautta ja vain erityistapauksissa paperitse. Käytännössä siis esimerkiksi palkkajärjestelmään tehdään suora yhteys tulorekisterijärjestelmään, ja tiedot siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti heti maksutapahtuman yhteydessä. Palveluväylä tietojen siirtämiseksi on tällä hetkellä työnalla.

Vastuu palkkaohjelmiston ja tulorekisterin sopivuudesta ja toimivuudesta ovat palkkaohjelmistojen kehittäjillä ja tarkoittaa käytännössä versiopäivitystä käytössä oleviin palkkaohjelmiin. Näistä tiedotamme erikseen myöhemmin.

Palkkatietojen ilmoittamisen rytmi muuttuu 

Palkkatietojen ilmoittamisen rytmi muuttuu, kun ilmoittaminen tapahtuu 1.1.2019 alkaen reaaliaikaisesti. Käytännössä vuosi-ilmoittamisesta siirrytään maksukohtaiseen ilmoittamiseen ja palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin vain yhden kerran palkanmaksun yhteydessä. Uusien toimintatapojen myötä ilmoittamiseen liittyvät työt jakautuvat tasaisemmin koko vuodelle. Toisaalta uudet käytännöt pitävät sisällään myös sellaisen tiedon ilmoittamista, jota ei ole aiemmin tehty ja siten työmäärä tulee lisääntymään. Haasteena nähdään myös takautuvat korjaukset. Mikäli korjauksia tehdään annettujen määräaikojen jälkeen, peritään tietyistä takautuvista korjauksista myöhästymismaksua.

Palkkojen maksaminen normaalien palkka-ajojen ulkopuolella

Monet asiakkaistamme maksavat henkilöstölle palkkoja normaalien palkka-ajojen ulkopuolella ns. nettoennakoina tai kassamaksuina. Aiemmin nämä kassamaksut ja ennakot on kirjattu palkkoihin seuraavassa normaalissa palkka-ajossa. Jatkossa tämä ei ole mahdollista, sillä myös nämä maksut on ilmoitettava bruttomääräisenä tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksamisesta.

Näiden muutosten vuoksi suosittelemme ennakoista ja kassamaksuista luopumista ja kaikkien palkkojen maksamista joko normaalissa tai ylimääräisessä palkka-ajossa.

Matkoista maksettavat korvaukset

Jatkossa myös matkoista maksettavat verottomat ja verolliset korvaukset (päivärahat, km-korvaukset yms.) tulee ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksamisesta. Tämä on merkittävä muutos nykyiseen menettelyyn, jossa tiedot maksetuista korvauksista on ilmoitettu verohallintoon kerran vuodessa vuosi-ilmoituksella.

Keskeiset periaatteet

KuntaPro ja Katre

Me KuntaProssa seuraamme aktiivisesti, miten ohjelmistoyhteistyökumppanimme edistävät toimenpiteitään tulorekisterin käyttöönoton tiimoilta sekä käymme tulorekisterihankkeesta keskusteluja yhteistyöpalavereissamme.

Varmistaaksemme, että osaamme huomioida tulorekisterin myötä muuttuvat prosessit laajalti, olemme perustaneet projektin, joka vastaa hankkeen edistämisestä KuntaProssa. Projektissa kartoitetaan, millaista tietoa tulorekisteriin toimitetaan ja millaisia muutoksia tarvitaan, jos tulorekisteriin tullaan toimittamaan palkanlaskennan kautta sellaista tietoa, mitä tähän asti ei ole toimitettu. Työryhmä myös selvittää, miten palkanlaskentaan liittyvät prosessit tulevat muuttumaan ja mitkä ovat vaikutukset asiakasrajapintaan.

Mitä asioita asiakkaidemme olisi hyvä kartoittaa jo nyt?

Tulemme kertomaan asiakkaillemme vielä tarkemmin mitä tulorekisterin käyttöönotto tarkoittaa keskinäisessä yhteistyössämme. Ennen yhteisten keskustelujen aloittamista asiakkaan on hyvä perehtyä tarkemmin tulorekisteriin, mikäli sitä ei ole vielä tehty. Tulorekisteri tulee vaikuttamaan myös asiakkaan päässä tapahtuvaan asioiden käsittely- ja palveluntuottajan suuntaan tapahtuvaan tietojen ilmoittamisen aikatauluihin, siksi asiakkaan on varattava riittävästi resursseja sen käyttöönottoon.

Tulorekisterin käyttöönoton myötä korostuu tietojen toimittaminen eteenpäin mahdollisimman oikea-aikaisesti ja oikein. Myöhässä tuleva ja virheellisen materiaalin määrä voidaan minimoida henkilöstön mm. kouluttamisella ja toimintatapamuutoksilla.

Millaisia vaikutuksia muutoksella on KuntaPron ja asiakkaiden väliseen yhteistyöhön?

Tulemme käymään yhdessä asiakkaan kanssa tarkemmalla tasolla läpi tulorekisterin myötä muuttuvat prosessit sekä sopimaan tässä yhteydessä uusista toimintatavoista. Tulemme käymään myös läpi, mitä muutoksia tarvitaan järjestelmiin, jotta sovitun toimintamallin mukaisesti pystytään toimimaan. Välttyäksemme myöhästymismaksuilta sekä minimoidaksemme takautuviin korjauksiin liittyvän ylimääräisen työn, sovimme yhdessä myös selkeät käytännöt ja aikataulut tietojen toimittamiseen liittyen.

Katrea odotellessa hyvää alkanutta syksyä!

Ari Räsänen
palvelujohtaja, henkilöstöpalvelut
KuntaPro Oy