Hiiristä robotteihin

 

”Pitäkää hiirenne”, totesin yritettyäni epätoivoisesti saada uutta hienoutta toimimaan. Vuosi oli 1993 ja olin kokemassa työurani järkyttävintä muutosta. Edistyneet työkaverit olivat päätelleet, että hyötyisin hiirestä. Pöytätila ja käden ulottuvuussäde eivät minulla kerta kaikkiaan vain riittäneet sen toimintaan. Yllättäen ja pyytämättä tullut tekninen uudistus ja sen aiheuttama kiukku ovat jääneet syvästi muistiin. Ja ne sanat, mitkä ratkaisivat ongelmani: ”Sitä voi nostaakin”.

Tuohon aikaan muutoksia työmenetelmiin ja laitteisiin tuli harvoin. Leimoin varustetut laskut ja muut tositteet kiersivät lihas- ja hevosvoimin asiatarkastajalta hyväksyjälle. Kierto ei ollut aina ihan optimaalista, vaan välillä tarvittiin salapoliisityötä kadonneen tositteen etsimiseen. Joskus saattoi muistiotosite olla kuukausiakin kierrolla. Hyväksyjältä tositteet palautuivat kirjattavaksi ja mapitettavaksi. Näin muodostui mappi poikineen, jotka tilintarkastuksen jälkeen arkistoitiin arkistokansioihin ja vietiin keskusarkistoon. Sieltä tositteita käytiin tarpeen tullen etsimässä.

Nämä olivat siihen aikaan parhaita käytänteitä sen aikaisilla resursseilla. Joissain paikoissa tämä voi olla vielä jopa arkipäivääkin. Isojen massojen pyörittämiseen tuo malli ei ole kuitenkaan enää tehokkain. Taloushallinnon eri osa-alueiden sähköistäminen tuo aika- ja kustannushyötyjä sekä nopeuttaa prosesseja ja raportointia. Sähköisen taloushallinnon hyödyntäminen on edellyttänyt muutoksia vanhoihin malleihin niin asiakkailla kuin tilitoimistossakin.

Muistiotositteiden sähköinen hyväksyntäkierto ja arkistointi tuovat runsaasti hyötyjä niin asiakkaalle, tilintarkastajalle kuin tilitoimiston työntekijällekin. Massat ovat suuria ja siksi KuntaPro Oy:ssä on ensimmäiset taloushallinnon robotit, Muro ja Musti, valjastettu avustamaan muistiokiertoprosessissa.

Ensikokemukset ovat olleet myönteisiä ja robotit on otettu hienosti vastaan. Ne tekevät rutiinitehtäviä ja vapauttavat työaikaa tärkeämpiin tehtäviin. Robotit eivät tulleet työkavereiksi yllättäen ja pyytämättä, vaan niitä on ideoitu ja kuvattu yhdessä. Valmistautumista digitalisaatioon ja työelämän muutokseen on lisäksi vahvistettu kouluttautumalla.

Matka hiirettömyyden ajasta robotiikkaan kesti kohdallani 25 vuotta. Sinä aikana on koettu yhä kiihtyvällä tahdilla muutoksia ja tekniikka tulee kehittymään tulevaisuudessa yhä nopeammin. Viiden vuoden päästä Muroa ja Mustia voidaankin arvioida hieman hymyssä suin. Mutta siihen hetkeen mennessä ne ovat säästäneet 3 000 työtuntia ja miljoona hiiren klikkausta. Jos silloin enää hiiriä onkaan.

 

Marita Hillberg
Tuotantopäällikkö
KuntaPro Oy