Palkkapalveluissa puhaltaa muutoksen tuuli

KuntaPro Oy palvelukeskuksena tuottaa satojatuhansia palkkalaskelmia vuositasolla hyvin eri suuruusluokissa oleville asiakkaillemme. Tavoitteenamme on tuottaa laadukasta palvelua kustannustehokkaasti, sovittujen rajapintojen ja prosessien mukaisesti. Pari vuosikymmentä henkilöstöhallintoa läheltä seuranneena eri näkökulmista, olen pannut merkille etteivät tavoitteet ole juurikaan muuttuneet olipa toimija yksityinen sektori, kunta, kaupunki tai palvelukeskus.

Järjestelmäratkaisut ovat kehittyneet vuosien saatossa, palkkahallinnon prosesseja ja vastuunjakoa eri toimijoiden välillä on kuvattu ja tarkennettu, mutta kiire palkanlaskennassa seuraa mukana palkkakaudesta toiseen. Robotiikasta haetaan palkanlaskijalle työkaveria keventämään työkuormaa ja jolle voidaan antaa rutiineja hoidettavaksi. Näin varmasti tapahtuukin, mutta pienin askelin, ellei perusta ole riittävän vahva – ja tässä perustalla tarkoitan yhdenmukaista ja prosessimaista toimintatapaa ja niitä tukevia työohjeita.

Ennen kuin robotti voi tulla apuun, päätimme ’buustata’ palkkahallintoa, sillä tunnistimme haasteita myös omissa toimintatavoissamme. Tuntui siltä, että toistuvat tehtävät kuukaudesta toiseen syövät kaiken aikamme! Nykyinen toimintatapa ei tue automaatiota ja muutosten jalkauttaminen vaatii jotain perustavaa muutosta. Tarvittiin ’lääkettä’ näihin varsin yleisiin palkkapalveluiden oireisiin…

”Saisinkohan joskus vuodenvaihteessa lomaa”

”Miten selviän töistä, kun työparini on sairaana tai lomalla”

”Työkuorma ei jakaudu tasaisesti”

Päätimme luopua pilottiyksikössä henkilökohtaisiin vastuualueisiin perustuvasta työnjaosta ja työpariajattelusta. Jokainen palkkakausihan on kuin pieni projekti, joka sisältää työvaiheita. Yksinkertaisesti tunnistetaan työvaiheet, laitetaan tehtävät jonoon ja hoidetaan ’projekti’ maaliin yhteisesti sovittujen työohjeiden mukaisesti. Työt jakautuvat tasaisemmin ja koko palkkatiimin osaaminen sekä resurssit ovat käytössä. Myös uudet palkanlaskennan ammattilaiset on helpompi perehdyttää tuleviin tehtäviin sekä asiantuntijatyöhön ja asiakaspalveluun vapautuu enemmän aikaa. Olen vakuuttunut, että tästä ’lääkkeestä’ saamme parannusta ja siten saavutamme meille asetetut tavoitteet ja olemme taas askeleen lähempänä ja valmiimpana hyödyntämään automaatiota ja robotiikkaa sekä tarjoamaan paremman asiakaskokemuksen.

Nälkä kasvaa syödessä ja luonnollisesti koko palkanlaskennan toimitusketjun pitää toimia saumattomasti yhteen esijärjestelmistä alkaen, jotta kaikki hyödyt realisoituvat. Mutta siihen voidaan keskittyä, kun perustoiminnallisuudet ovat haluamallamme tavalla kunnossa. Ja ehkä vihdoin päästään myös rakentamaan koko henkilöstöhallintoa tukevaa kokonaisratkaisua – sellaiseenkin olen päässyt tutustumaan.

Toki olemme tunnistaneet muutokseen liittyviä haasteita, kun kyse on toimintamallin muuttamisesta, ja varmasti joudutaan myös epämukavuusalueelle, mutta mikään muutoshan ei tapahdu itsestään – muutos pitää tehdä!

Ari Räsänen,
palvelujohtaja
KuntaPro Oy