FAQ

Mitä hankintaan sitoutuminen tarkoittaa?

Hankintasopimukseen sitoutuminen tarkoittaa kilpailutusvelvoitteen täyttämistä hankinnan kohteen osalta. Sitouduttuaan asiakasyhteisö saa ostaa sopimuksenalaiset tuotteet ja palvelut nimetyltä toimittajalta/palveluntuottajalta ilman erillistä kilpailuttamista.

 

Kuka voi hyödyntää KuntaPron yhteishankintasopimuksia?

Yhteishankintayksikön palveluita voivat hyödyntää KuntaPron suorat osakkeenomistajat ja välilliset omistajat. Välillisellä omistuksella tarkoitetaan sitä, että asiakas on KuntaPron omistajan omistaja (esim. sairaanhoitopiiri omistaa KuntaProta -> asiakas omistaa osan sairaanhoitopiiristä) tai omistajan omistama (esimerkiksi KuntaPron kunta-asiakkaan omistama konserniyhtiö).

 

Pitääkö eri yhteishankintoihin sitoutua erikseen?

Kyllä. Yhdellä sitoutumislomakkeella sitoudutaan yhteen kilpailutettavaan hankintasopimukseen. Optioasiakkaaksi voi ilmoittautua useampaan kilpailutukseen samalla kertaa.

 

Voiko sopimuksiin liittymisestä päättää vasta sitten, kun sopimus on kilpailutettu ja sopimustoimittaja on selvillä?

Asiakasyhteisön täytyy jollakin tasolla osoittaa kiinnostuksensa uusina kilpailutettaviin yhteishankintasopimuksiin jo kilpailutusvaiheessa. Mikäli asiakasyhteisöä ei ole mainittu kilpailutusdokumenteissa joko optioasiakkaana tai sitoutuneena tahona, ei kyseinen asiakas voi liittyä sopimukseen kesken sopimuskauden. Mahdollisuus sitoutua vanhempiin ja vielä voimassa oleviin yhteishankintasopimuksiin arvioidaan asiakas- ja sopimuskohtaisesti (ks. seuraava kysymys).

 

Mistä tiedän, voiko hankintayhteisöni sitoutua mukaan voimassa olevaan yhteishankintasopimukseen?

Jo kilpailutettuihin yhteishankintasopimuksiin voidaan ottaa uusia asiakkaita riippuen tarjouspyynnön julkaisuajasta ja määrityksistä sekä sitoutuvan asiakkaan osakemerkkauksen / välillisen omistajuuden synnyn ajankohdasta. Vanhan hankintalain alla (ennen hankintadirektiivin sovellettavaksi tuloa 18.4.2016) kilpailutettuihin yhteishankintasopimuksiin voidaan ottaa uusia asiakasyhteisöjä tarjouspyynnön määritysten mukaisesti. Uuden hankintalain alla kilpailutettuihin yhteishankintasopimuksiin voidaan ottaa ainoastaan sellaisia asiakasyhteisöjä, jotka on mainittu kilpailutusdokumenteissa. Uusiin kilpailutuksiin tarvitaan asiakkaalta aina jonkinlainen impulssi jo ennen tarjouspyynnön julkaisua (optioasiakkuus tai sitoutuminen). Vastaamme mielellämme tarkempiin sopimus- ja asiakaskohtaisiin tiedusteluihin.

 

Mikä on sitoutumisen ja optioasiakkaaksi ilmoittautumisen ero?

KuntaPron asiakasyhteisö ilmaista ei-sitovan kiinnostuksensa eli optioasiakkuutensa yhteishankintaan määrätyssä tuoteryhmässä/palvelussa jättämällä arvionsa hankinnan kohteeseen käyttämästään euromäärästä vuositasolla. Tämän hankintavolyymin ei tarvitse toteutua, eikä sitoutumista missään vaiheessa sopimuskautta edellytetä. Optioasiakkuudella hankintayksikkö turvaa mahdollisuutensa liittyä sopimusasiakkaaksi KuntaPron yhteishankintoihin kesken sopimuskauden.

Sitoumuksen jättäessään hankintayksikkö sitoutuu käyttämään sopimusta ja kohdistamaan kaikki hankinnan kohteen ostonsa sen sopimustoimittajalle. Vasta sitoumuksella hankintayksikkö on sopimusteknisesti yhteishankintasopimuksen käyttäjä.

 

Miksi sitoutua jos optioasiakkuuskin riittää?

Sitoutumalla kilpailutukseen jo ensi vaiheessa hankintayksikkö:

  • pääsee vaikuttamaan kilpailutusprosessin määrityksiin
  • pääsee oikolukemaan ja kommentoimaan tarjouspyynnöt ennen niiden julkaisua
  • nostaa ensi vaiheen hankintavolyymiä, mikä tekee kilpailutuksen tarjoajille kiinnostavammaksi ja alentaa näin sopimuksen hintatasoa
  • varmistaa hankinnan toteutumisen – jotta kilpailutus toteutetaan yhteishankintana, siinä tulee olla mukana tapauskohtaisesti arvioitava vähimmäismäärä sitoutuneita

Ilmoittautuneiden optioasiakkaidenkin tulee täyttää erikseen sitoutumislomake aloittaessaan hankintasopimuksen hyödyntämisen kesken sopimuskauden.

 

Mistä näen tarkemmat tiedot KuntaPron kilpailuttamista sopimuksista?

Sopimusten kuvaukset löytyvät asiakkaidemme extranetistä. Sitoutuneet asiakkaat näkevät omien sopimustensa yksityiskohdat. Muille asiakkaille näkyvät kaikkien kilpailutusten toteutustavat ja pääpiirteet.

 

Voiko sitoutunut asiakas ostaa hankinnan kohteena olevia palveluja ja tuotteita myös muualta kuin sopimukseen nimetyltä sopimustoimittajalta?

Hankintateknisesti sopimuksen sitovuus on sovittavissa sopimusosapuolten välillä. Joissakin sopimuksissa on määritelty, että pieniä määriä hankinnan kohteen mukaisista tuotteista tai palveluista voidaan ostaa ohi hankintasopimuksen. Tällainen määritys ei kuitenkaan anna tilaavalle yksikölle suorahankintaoikeutta, eikä KuntaPro pääsääntöisesti jätä yhteishankintasopimuksiaan avoimiksi ohiostoille. Siten KuntaPron hankintasopimuksiin sisältyy lähtökohtaisesti myös sopimusvastuu.

 

Sopimustoimittajalla ei ole valikoimassaan haluamaamme tuotetta/palvelua, mutta sopimus velvoittaa hankintayhteisöämme kohdistamaan ostomme sopimustoimittajalle. Joudummeko nyt ostamaan tuotteita/palveluja, jotka eivät vastaa laatuvaatimuksiamme?

Ette joudu. Hankintayksikön oikeus määritellä hankintatarpeensa ei poistu sopimuksen sisällä. Mikäli sopimustoimittajalla ei ole toimittaa asiakkaan tarpeita vastaavaa tuotetta/palvelua annetussa määräajassa, voi asiakas tiedustella saatavuutta etusijajärjestyksessä seuraavalta toimittajalta tai – mikäli toimittajia on vain yksi – kohdistaa tilauksen sopimuksen ulkopuoliselle toimittajalle.

 

Jos kunta sitoutuu yhteishankintaan voivatko/joutuvatko myös sen omistamat yhtiöt käyttämään samaa sopimusta?

Ei suoraan. Sitoutuminen kohdistuu y-tunnukseen, jolloin eri y-tunnuksella toimivat konserniyhtiöt sitoutuvat hankintasopimuksiin erikseen. Kuitenkin KuntaPron kunta-asiakkaiden omistamat yhtiöt, jotka ovat sidosyksikköasemassa omistamaansa kuntaan, täyttävät hankintalain tarkoittaman välillisen omistajuuden ehdon, jolloin ne voivat erikseen liittyä KuntaPron yhteishankintasopimuksiin.

 

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Riku Heino
hankintapäällikkö
050 330 8905
riku.heino(a)kuntapro.fi