Laurea-ammattikorkeakoulu siirtyi uuteen järjestelmään vaihe vaiheelta

 

Laurean henkilöstöhallinto siirtyi KuntaPron HRM-järjestelmään vaiheittain. Tavoitteena on hyödyntää järjestelmää osaamisen kartoittamisessa sekä johdon apuvälineenä henkilöstöjohtamisessa.

Laurea halusi kumppanin, joka kykenisi kehittämään henkilöstöpalvelujen sähköisiä prosesseja pitkäjänteisesti.

– Valintaan vaikuttivat monet asiat. KuntaPro toimii laajasti kuntatoimialalla, se on samantyyppinen yritys kuin me ja sillä on samantyyppisiä asiakkaita ennestään. Koimme, että siitä voisi syntyä synergiaa sekä kustannussäästöjä. KuntaPro oli meille luonteva valinta, henkilöstöjohtaja Terhi Vires sanoo.

Järjestelmän käyttöönotto on ollut tiedostettu vaiheittainen siirtymä välttämättömistä toiminnoista henkilöstön kehittämis- ja johtamistyöhön.

– Ensimmäisessä vaiheessa siirsimme palkat. Sen jälkeen siirryimme hyvin nopeasti isoon käyttöönottoprojektiin. Yllätyin positiivisesti siitä, kuinka nopeasti kaikki tapahtui. Kokemuksesta tiedän, että tällaiset siirtymät voivat olla hankalia, Vires sanoo.

– Koko tietojärjestelmä ja siihen liittyvä kehittäminen hankitaan KuntaProlta palveluna, jolloin vältyimme myös investoinnilta omaan järjestelmään.

Uudistuksen hyöty näyttäytyi saman tien, kun perusprosessit saatiin pyörimään. Tavoitteena on, että yhden työkalun kautta löytyy lopulta kaikki henkilöstöhallintoon ja -johtamiseen tarvitsema tieto.

Uusi järjestelmä tekee tiedosta läpinäkyvää kun henkilöstö voi itse hallita perustietojaan ja seurata vaikkapa lomiensa kertymistä järjestelmästä. Myös mahdolliset virheet on helpompi havaita.

Järjestelmän käyttöönoton tukitoimet olivat onnistumisessa isossa osassa.

– Teimme yhdessä KuntaPron kanssa muun muassa opastevideoita järjestelmän sisään. Hands on -tukea tarjoavat HR-klinikat jalkautuivat seitsemälle campuksellemme. Järjestämme myös Skypen kautta etätietoiskuja, jotka ovat olleet suosittuja. Olemme myös perustelleet henkilöstölle, mitkä ovat järjestelmän kokonaishyödyt ja miksi post it -lappu pomolle ei enää riitä loman ilmoittamiseen. Lopulta järjestelmän käyttö arjessa on helppoa, Vires kertoo.